自宅の書斎が書類の山だらけで散らかっており、なんとかしたいと考えています。2度と使わない書類はシュレッダーにかけるつもりですが、残しておく必要のある書類が相当量あります。
スキャナーを購入してできるだけ書類を電子化し、ペーパーレスなホームオフィスを目指すことも検討しています。そのようにする場合に、何か気をつけておいたほうがよいことはあるでしょうか。経験者の方アドバイスよろしくお願いします。
Takahiro T.さん、こんにちは。
大量の書類を電子化するためにこれからスキャナを購入されるのであれば、読み取り速度が速いドキュメントスキャナがよさそうですね。
ペーパーレスなオフィスをすでに実現されている方、ペーパーレスとまではいかないものの「紙」の利用を控えめにされている方、ご自身が気をつけていること・工夫していることがあったらコメントをお願いします！
コメントありがとうございます。スキャナに関してはサイズのことだけを気にしていましたが、読み取り速度は重要ですね。書類の電子化はできるだけ効率的に進めたいと考えています。
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全ての紙書類は、原則全てスキャニングしてクラウドに保存しています。保存時、件名の頭に日付を入れると検索が楽です。スキャナーは両面スキャニングできる機種が便利ですね。最近は、件名だけでなく文中の検索もできるようになっています。
bstshtさん、アドバイスありがとうございます。文中の検索もできるのですか。。電子化するメリットは思った以上に大きそうです。
利用頻度が高い書類については電子化してクラウド保存です。書類が多いのであれば、スキャンするにもそれなりに時間がかかると思います。利用頻度の高いものから順番にスキャンして業務の効率化を図るとよさそうですね。
色々読んでいて参考になりました。
コメント (6)
Takahiro質問の投稿者
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