Houzz Pro の見積書作成ツールは、手作業で見積書を作成するのに比べて、圧倒的に時間を短縮できることはご存じかと思います。さらにもっと使いこなしていただくために、ここでは、項目のカスタマイズなどによる効果的なコストの算出方法、効率的なソフトウェアの活用方法、完成度の高い見積書の作成方法などの活用術をご紹介します。
1. テンプレートを使って簡単作成
項目を編集したりオリジナルの項目を追加するなど、数回クリックするだけで簡単に見積書を作成できます。また、ファイル全体をアップロードすることも可能です。作成した見積書はテンプレートは保存しておくと、将来何度でも再利用できます。
ヒント：手数料（粗利）と消費税を含めるのを忘れないようにしましょう。塵も積もれば… です！
2. 値上げへの柔軟な対応
最近では、工事完了前に予期せぬ価格変動が発生することも珍しくありません。しかし、追加コストを自己負担する必要はありません。最初の契約書に価格変更に関する特記事項を盛り込むことで、たとえ顧客が見積書を承諾していたとしても、請求書、発注書、仕様変更などの文書とリンクしていなければ、コストが上昇した場合に必要な調整を行うことができます。
承諾された見積書を編集するには、見積書ページの右上にある［その他の操作］をクリックし、［再開して編集］を選択して、表示されたダイアログボックスで［はい］をクリックしてください。修正された見積書は顧客と共有しない限り、顧客には通知されません。
必要に応じて、発行済みの請求書を取り消すこともできます。支払済みとして請求書に記録されていた金額は、自動的に顧客からの預り金として処理されます。そして、［取消］のマークが請求書のタイトルの横に表示されるようになります。
ヒント：見積書を修正したり、請求書を取り消した際には、直接顧客に電話で伝えるようにしましょう。そうすることで、顧客を驚かせず、信頼関係を損なわずに済みます。
3. 専門家らしさをプラス
見積書にブランド感やプロフェッショナルな印象を出すために、会社のロゴ、キャッチコピー、あるいは会社のホームページの URL を追加しましょう。また、見積書に顧客へ向けた個別のメッセージを添えることもできます。顧客はオンラインで簡単に見積書を閲覧・承諾できるので、手順書を準備する必要もありません。
ヒント：顧客に送信する前に見積書をプレビューして、間違いがないか、必要なものは含まれているか、確認するようにしましょう。
4. 情報のアップデート
Houzz Pro は、皆さまからのフィードバックを元に、定期的に新機能や改良を加えています。たとえば 2022年には承諾済みの見積書を編集できるように見積書作成ツールを刷新したほか、請求書を無効にするオプションやより分かりやすいナビゲーション機能の追加など、以下の通りさまざまな改良を行いました。
- 見積書の請求情報を上部の鉛筆アイコンをクリックするだけで簡単に変更できるようになりました。
- 特記事項欄や備考欄が改善され、文字の書式オプションが追加され、欄の大きさも文章の量に応じて自動的に調整されるようになりました。
- プレビュー、編集、共有のモードを簡単に切り替えられるようになりました。
今後も、より簡単で正確な見積書作成を実現するためのアップデートや新機能にご期待ください。また、住宅工事の見積書作成において陥りがちな間違いについての記事もあわせてご覧ください。
