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インテリアの案件を効率よく管理するための 15 のヒント

インテリアの案件を順調に進め、やりたい作業に出来るだけ多くの時間を割けるよう、Houzz では案件管理のヒントをまとめました。インテリアの事業者の皆様、必読です!

Houzz Pro

インテリアデザイン案件を順調に進めながら(しかも顧客の満足度を保ちながら)同時に収益性の向上を目指しませんか? このガイドでは、インテリアデザイナーの皆さまに案件管理の全容をご紹介します。これをお読みいただけば、次のデザイン案件では各段階を順調に進行させ、遅延なくかつ予算内で案件を完了させることができるでしょう。

この記事では、インテリアデザインにおける案件管理プロセスとは何なのか、そして、なぜそれが貴社の業務にとって重要なのかを解説し、さらに案件の各段階を成功させるためのガイドをご用意しています。また、インテリアデザインの案件管理ソフトウェアの全貌を体験し理解いただけるよう、実用的なヒントをご紹介します。

インテリアデザインにおける案件管理とは?

インテリアデザインの案件管理プロセスには、制約条件がある中でデザインを完成させ、プロジェクト目標を達成するために必要な業務範囲や工程、予算、人材、タスクなどの整理や調整作業が含まれます。

インテリアデザインの案件管理が重要な理由とは?

インテリアデザイナーの収益に影響を与える案件管理は、デザイン業務における重要な仕事のひとつです。 

まず案件に取り組む前に、作業期間が自身のスケジュールに合致しているか、また他の案件にも時間を裂くことができるか、さらに、営業のパイプラインが「枯渇」することに繋がらないかなどを見極める必要があります。次に、インテリアデザイナーに適した案件管理により予算と人材を管理しやすくなるため、収益の向上が期待できます。最後に案件管理により複雑な案件を整理することができるため、案件のスムースな進行や顧客へ進捗報告、予定通りの竣工が容易になります。これにより、顧客の満足度を高め、事業に対する口コミや肯定的なレビューの増加が期待できるのです。

インテリアデザイン案件の各段階を完璧に仕上げる案件管理のヒント 

インテリアデザイン案件の工程表で鍵となるさまざまな工程の概要、ならびに各段階を有効に進めていくためのヒントをご紹介します。

初回のやりとり

第一印象がすべてです。見込み顧客との最初のやりとりでは、専門家として最善を尽くし、相手が次のステージに進みたいと思いたくなるような専門性の高いアドバイスを提供するよう心掛けましょう。 

ヒアリング

ヒアリングの段階では、見込み客は他のデザイナーも視野に入れて検討を進めている場合があります。同時に、ご自身も、見込み案件が自社の事業に適しているかどうかを検討していることでしょう。一般的に最初のヒアリングは 20 分から 1 時間ほどの電話で、この時間内に見込み客が思い描く全体的なビジョンを把握する一方、両者の意向がうまく合致するかどうかを評価します。適していると判断できる場合は、デザイナーとしての自社の強みを明確にし、見込み客のビジョンの実現を手助けできると思う理由を共有するようにしましょう。

質問リスト

通常は顧客への質問リストのやり取りは、報酬請求開始前の事前相談の段階で実施されます。ここでは、色、パターン、スタイル、予算、デザインの好みなどの質問を含め、見込み顧客のニーズと案件の範囲を理解するのに十分な情報を得ることが必要です。一般的に、見込み顧客からの質問リストへの回答は 1 週間が妥当と考えられますので、あらかじめ考慮してください。

顧客との初回打ち合わせ

おそらく顧客との最初の打ち合わせあるいはコンサルテーションが、報酬請求を開始するタイミングとなるかと思います。その際、顧客への質問リストの内容を一緒に確認し、疑問点の解決を図ります。通常こうした打ち合わせは顧客と現場でおこなうため、空間を実際に体験し、レイアウトや採光などについて理解を深めることができます。このあと特に重要なデザインプランニング段階に進んでいくためには、この打ち合わせですべての質疑に回答が得られるよう、十分な時間を確保することが大切です。

スケジュール・工程

顧客との打ち合わせが終了し、質問の回答を得ることができたら、インテリアデザイン案件管理プロセスの工程を計画することができます。なお、時間配分に関しては、過小に評価するよりも多めに見積もる方がよいことを忘れないようにしましょう。ただし、完了までの顧客の予算や納期もお忘れなく。

デザイン計画

案件の基本計画段階では、空間とデザインのプランニングの指針として顧客への質問リストを使用してください。計画作成時に、何か質問があればためらわず顧客に問い合わせること。次のステージに進む前に必要な詳細情報が揃っていることが重要です。

商品の調達

最終的なデザイン提案とプレゼンテーションをまとめる前に、顧客に提案するすべての商品や家具類が調達可能であることを確認することが重要です。そうすれば、後になって予想外の事態や欠品に直面することもなく、顧客を失望させることもないでしょう。

見積書・プレゼンテーション

見積書には案件完了までの予算と工程表の詳細が可能な限り綿密かつ正確に記載されていることが重要です。一方、デザインプレゼンテーションは顧客に対し説得力があり、専門的で、しかも顧客が質問リストの回答で示したビジョンが反映され、そこに自社の専門性が裏打ちされている必要があります。

契約

顧客に代わって何か購入する前に、必ず契約を締結するようにしましょう。契約書に両当事者の署名と日付があり、ファイルがデジタル処理されバックアップされていることも確認してください。

発注書

契約が済み、顧客がデザインを承認した後、商品や家具等の発注書の作成が始まります。発注に際しては、供給元での受注処理や製造時間、納期や配送時間を考慮し、十分な時間を確保してください。

業者の入札(必要に応じて)

案件のために請負業者を雇う場合、入札に必要な時間を考慮して案件のスケジュールを立てる必要があります。専門家からのヒント:候補の請負業者のリストのほかに、何か問題が発生した場合や候補先が入札できない場合に備えて、バックアップの請負業者リストを用意するといいでしょう。案件を進めるうえで、質の高い下請け業者を雇うことは重要ですが、ある程度妥協が必要になる場合もあります。

現場視察

デザイン案件の過程で、作業の進捗確認のための定期的な現場視察は欠かせません。そうしなければ、当初のビジョンどおりに作業が進まず、竣工遅れにつながる恐れもあります。

設置作業

設置場所の準備が整い商品が配送されてくると、いよいよ待ちに待った案件の仕上げ段階に入ります。作業内容によって、この工程に 1 日から 1 週間、あるいはそれ以上かかることがありますが、必要な時間を工程表に落とし込んでいることが重要です。

請求書・支払い請求

案件のさまざまな段階で分割して請求する場合でも、最後にまとめて請求する場合でも、顧客に対して詳細な請求書を作成する時間を確保する必要があります。請求書には自社のプロ意識や仕事ぶりが表われ、すべてが詳細にまとめられていれば、顧客から迅速で時間通りの支払いが期待できるでしょう。

顧客に対するお礼

案件の最後の請求書の送付後、お礼状やささやかなお礼の品、紹介用のマーケティング資料などを顧客に送ることは素晴らしいビジネス慣行といえるでしょう。このように顧客に対して感謝の気持ちを伝え、最後に強い印象を与えることは、リピーターや他の顧客への推薦にも繋がる有効なビジネス戦略です。

インテリアデザインの案件管理ソフトウェアの必要性は?

仕様変更や施工の問題から請負業者や納期の遅れに至るまで予期せぬ問題がつきもののインテリアデザイン案件には、変動要素が多くあります。案件管理ソフトウェアを使用することで、不測の事態などを想定し、インテリアデザイン案件の各段階をより適切に計画することが可能となります。

次にあげるのは案件管理ソフトウェアのその他の利点です。

1. スケジューリングの改善

インテリアデザイナー向け案件管理ソフトウェアは、案件の最初から最後に至るまで段階ごとに必要な時間を計画するのに役立ち、しかも予期せぬ遅延に備えたバッファー時間の確保も可能です。時は金なりとよくいわれますが、案件の各段階に必要な時間をきちんと把握することで、事業の発展や運営にも時間を割くことが可能になります。

2. より効果的なコラボレーション

インテリアデザイナーである皆さんは、デザインチームのメンバーや、協力会社、管理部門のスタッフなどと一緒に仕事する機会も多いことと思います。案件管理ソフトウェアの使用によって、案件の詳細な工程表や、納期、デザイン計画、ファイルなどを共有することができ、チームと効果的なコラボレーションが可能となります。日々の終わりにスタッフから最新の情報や写真が送られることにより、案件の進捗状況を正確に把握することができます。

3. 予算管理の改善

大多数の案件管理ソフトウェアには予算レポートやスプレッドシートが内蔵されているため、案件に関する費用がすべて記録され、経費やキャッシュフローをより正確に把握することが可能となります。

4. 顧客とのより明確なコミュニケーション

インテリアデザインの案件管理ソフトウェアを使って、スケジュールのアップデートや進捗写真の共有、仕様変更などをおこなうことで、案件の重要事項を顧客と情報共有しやすくなります。

5. 人材のより的確な配置

インテリアデザイン案件の段階毎にかかる時間を把握することで、職人の人件費をより適切に管理ができるだけでなく、案件に費やした時間も正確に把握することができるようになります。

Houzz のインテリアデザイン向け案件管理ソフトウェアを体験し、Houzz Pro がいかに貴社の案件管理に役立つかを知っていただきたいと思います。

まとめ

インテリアデザイナーにとって、案件管理は必ずしも重荷でないことがご理解いただけたかと思います。案件の各段階において綿密な計画を立てたり、高品質のインテリアデザイン向け案件管理ソフトウェアの手を借りることで、成功への可能性が広がります。

こちらから、料金プランを確認、あるいは無料お試しにサインアップしていただき、自社の事業に Houzz Pro がどのように役立つかを実際に体験してみてください。

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