パソコンで必要なファイルを探すのに膨大な時間を費やした経験はありませんか？このような問題は、適切な構造でファイルやフォルダーを整理できていないことが原因です。Houzz Pro を使えば、案件に関係するファイルを整理して保存できるので、必要な時にすぐに見つけることができます。また、複数のファイルを一度にアップロードしたり、どのファイルを誰と共有するかのアクセス管理も簡単です。
Houzz Pro で管理しやすいフォルダー構造を作りましょう
Houzz Pro では各案件の下にファイルを管理する場所があり、フォルダー構造で整理することができます。そして、一緒に仕事をするチームメンバーや顧客と、フォルダー内のファイルを共有することができます。フォルダーの作成方法、ファイルの検索や絞り込み、アップロードの仕方、アクセス権限の管理などの詳細は、こちらのヘルプ記事をご覧ください。
フォルダーやファイルを整理するためのヒント
- フォルダーのタイトルに番号を付けると、五十音順ではなく、内容や表示したい順番に整理することができます。
- 保存ルールを決めておきましょう。たとえば、契約書や図面、現場の写真など、どの案件でも共通して存在するファイルのフォルダー構成を一定にしましょう。そうすれば、毎回どのようにファイルを整理しようかと頭を悩ませる必要もなく、ファイルを探す時間の節約にもなります。また、アクセス権の管理を楽にするために、共有する相手ごとにフォルダーやサブフォルダーを分けるのも一つの手です。
- 案件に関連するファイルができたら、すぐに Houzz Pro へファイルをアップロードし、関連するフォルダーに保存する習慣をつけましょう。Houzz Pro へ行けばすべての関連ファイルが見つかるようにすることで、検索時間を短縮することができます。
自分で使いやすい構造を見つけるには、手がけた案件に関係するファイルをまとめて、いろいろな構造を試してみることをおすすめします。その中から、自分に合った方法を見つけましょう。
