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関係性を悪くせずに案件を断る方法

自分の好きなプロジェクトを請け負うのは簡単です。しかし、プロとしての品格や気配りをもって、縁を切ることなく「ノー」と言うのはなかなか難しいことです。 

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自分が正しいと思う理由で仕事を辞退することは問題ではありません。たとえば、自分のスタイルと顧客が求めるスタイルに大きなずれがあったり、プロジェクトの規模が大きすぎて自分には手に負えないと感じられたり、顧客がわがままでどんなに努力しても満足させることができそうにないと感じたり、といった具合です。 

仕事を受注しない場合でも、当然、顧客とのやり取りにおいて、常にプロフェッショナルらしく礼儀をもって接することは不可欠です。案件や顧客に対して個人的にネガティブな印象を抱いていたとしても、それを決して態度に出すべきではありません。機会が与えられたことに感謝し、プロジェクトの成功を祈っている旨を伝えましょう。

とはいえ、実際には仕事を断りづらい状況があるのも事実です。顧客と過ごした時間の長さや、以前にも一緒に仕事をしたことがあるかどうか、お得意様からの紹介であるかどうかなどに応じて、自分の尺度で、一般的な対応を取るか、より踏み込んだ個人的な対応を取るかを決めればよいでしょう。

この記事が、それぞれの状況で最適な戦略を見つけるヒントになれば幸いです。

タイミングを理由にする

よくある断り方ですが、それが悪いとは限りません。本当に仕事が立て込んでいて、新しい仕事を請ける余裕がない場合もあるでしょう。今後もその顧客と仕事をするチャンスを残しておきたいのであれば、「あなたと出会った後に、他プロジェクトが承認されてしまった」と説明するのがおすすめです。あるいは、「他プロジェクトとの契約上、その期間中は別のプロジェクトを請けることができないため、お客様に迷惑をかけてしまうかもしれない」と言ってもいいでしょう。

顧客のスケジュールや納期によっては、将来的に再び仕事を受注する機会があるかもしれません。そのため、現在進行中のプロジェクトに全力を捧げることを伝えれば、仕事に対する情熱や誠実さをアピールすることができるでしょう。

事業全体のことを考えると案件を断るのはつらいかもしれませんが、特に今のような困難なご時世には、健全なワークライフバランスを保つことを忘れてはいけません。そうすれば、顧客対応においても、私生活においても、ベストな状態を保つことができます。だからこそ、タイミングが合わないときは恐れずに「ノー」と言い、燃え尽き症候群のリスクを回避しましょう。

自分を悪者にする

「あなたは何も悪くない、悪いのは私です」ー この、昔から別れ話によくあるセリフは、顧客に対しても有効です。そのプロジェクトが残念ながら自分の専門分野外である旨を伝えて、決して顧客のせいにしないようにしましょう。プロジェクトが自分自身に適していないと認めること自体は問題ありません。気配りをもって簡潔にその理由を説明しましょう。繰り返しになりますが、誠実さと透明性を持ってコミュニケーションをとることは、長期的にはご自身の事業やブランドに大きな利益をもたらします。

他の人を紹介する

その仕事や顧客があなたと合わないからといって、他の誰にも適していないという訳ではないでしょう。ですから、より適した専門家がいないか、ご自身の人脈を辿って考えてみましょう。たとえば、強くて真面目な性格の設計士は、いわゆる「気難しい」クライアントにぴったりかもしれません。あるいは、顧客数を増やそうとしている新人デザイナーなら、予算が少ないプロジェクトでも引き受けてくれるかもしれません。

重要なのは、見込み顧客を邪険にせずに、適切な人とつなげて、できる限り手助けをしてあげることです。少しだけ時間を割いて、デザイン業界内でのマッチングを仲介してあげましょう。「情けは人の為ならず」で、きっと善い行いに対して自分に良い報いが返ってくることでしょう。

簡潔で礼儀正しく、そして正直に

場合によっては、あまり説明しすぎるのもよくないかもしれません。チャンスを与えてくれた見込み顧客に感謝の意を伝え、プロジェクトの予算、スケジュール、スタイルに鑑みた結果、自分は適していないと判断したことを伝えましょう。きちんと率直に伝えれば、失礼やぶっきらぼうだと捉えられることなく、顧客が時間を無駄にせずに済んだことに感謝してくれるでしょう。

代替案を提案する

スケジュール、予算、スタイル、プロジェクトの規模がどんなものであれ、最終的な「ノー」を突きつける前に、見込み顧客と交渉して、受注できるようにお互いに歩み寄ることができるかどうかを確認する余地はあるでしょう。プロジェクト開始前は何も決まっていないこともあるため、どうしてもあなたに依頼したいと思っている顧客であれば、柔軟に変更に応じてくれるかもしれません。顧客と打ち合わせをするときはこのことを念頭に置き、何度か交渉してみてプロジェクトが自分でも対応可能だと判断できれば、その時点で認識している障壁を克服できないか可能な限り検討してみましょう。

連絡を絶やさないようにする

ある顧客の仕事を受注しても現時点では上手くいかないと判断した場合、将来的にチャンスが巡ってくる可能性に備えて、連絡を絶たないようにしましょう。メーリングリストに追加しても良いか確認し、定期的に近況報告やメールマガジンを送信できるようにするのもひとつの手ですし、SNS でフォローしてもらって連絡を取り合えるようにするのもいいでしょう。

結局のところ、思いやりや敬意をもって「ノー」と言うことは、素晴らしいプロジェクトが巡ってきたときに「イエス」と言うことと同じくらい、自社のビジネスとブランディングにとって重要なことです。

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