「時は金なり」といいますが、細かなタスクや移動、管理業務が積み上がっていく住宅業界には特によく当てはまります。アプリや有料ソフトウェアを使って時間や経費を手作業で記録したり、他にも様々な方法がありますが、ご自身とチームがずっと一貫して使用できるシステムを備えていることが重要です。

なぜ時間と経費の記録が重要なのでしょう？

時間を記録し、経費の会計記録をつけることが重要な理由として、以下を挙げることができます。

• 事業の健全性
  案件に費やしたすべての時間と経費を記録することで、公正かつ正確に、顧客に支払いを請求することができます。 時間や経費の追跡機能を使えば、文書化された正確な情報が手元に残るため、請求をより円滑に進めることができます。
• 心の平穏
  記録のためのツールやシステムを備えていれば、整理された状態を維持できるので、よりクリエイティブな仕事に集中できます。
• 一貫性
  専門家は、別の事業パートナーやアシスタント、あるいは従業員と仕事をする場合、一貫して全員の作業を正確に記録し、あとで支払い請求ができるようにする必要があります。

請求対象の時間や経費を記録するにはどのような方法がありますか？

手作業（自分でやる）

自分自身のやり方で記録している人も多いでしょう。たとえば、ストップウォッチを使って作業時間をリアルタイムで記録し、独自の記号や注意書きを加えて、ある案件に関する業務を別の案件と区別することができます。手帳やノートに記録することもできますし、パソコンでスプレッドシート上に作業時間を記録していくのでもよいでしょう。メールに添付された領収書やクレジットカードの明細を印刷あるいはデータで保存すれば、経費の管理に役立ちます。

• 利点：無料で、実行しやすい方法です。
• 欠点：手作業はより多くの時間と労力がかかり、面倒くさいです。また、人為的なミスや矛盾が生じたり、必要なデータが失われたりする可能性もあります。後で請求書を発行する際、事業報告書と手作業で同期する必要があります。

時間と経費を記録するためのアプリ

複数の案件や経費を記録できる無料のアプリが市場にはたくさんあります。中には、メールやカレンダー、会計ソフトなどよく使うプログラムと同期することができるアプリもあります。

• 利点：外出時にも使用することができて便利です。
• 欠点：無料版のアプリは場合によっては不具合があったり、煩わしい広告が表示される場合があります。また、より高度な機能（同期機能など）の使用は通常、有料となります。

ソフトウェア / 有料サービス

有料のソフトウェアもまた人気のある選択肢の１つです。特に請求を考慮して設計されたソフトウェアの場合、より高度で使いやすいツールを備えていることが多いです。

• 利点：ソフトウェアがほとんどの作業をこなしてくれるため、時間と精神的な余裕が生まれ、記録・追跡について常に心配する必要がなくなります。多くのソフトウェアはモバイル対応しており、どこでも利用できます。また、請求書発行や経理、報告書やカレンダーといった事業に関連するさまざまな要素が統合されています。記録、計算、請求などをおこなう強力なツールが手元にあることで、さまざまな顧客やサービスに対して適正な料金を、素早く簡単に請求することができるようになります。
• 欠点：費用がかかります。が、長い目で見れば、事業にとって賢い投資となり得ます。

なぜ経費や時間の記録機能を利用すべきなのでしょうか？

時間と経費を追跡することは、多くの場合（時間単位で課金する場合は特に）密接に関連しています。自社のサービス、もしくは特定の案件に対して一律の料金を請求する場合であっても、時間と経費を記録することで採算が取れる請求額であるかを評価することができます。顧客と料金体系を決めたら、必要に応じて明確な記録を出せるよう、記録の方法を適切に選択する必要があります。ただし、どのツールまたは方法を用いるとしても、終始一貫していること、また整理されていることが常に重要であることを忘れてはなりません。

時間と事業経費を記録する際のヒント

では、自社のニーズを元に、どのように時間を記録すべきでしょうか？この点について細かく分けて見ていきましょう。

1. 自社の事業に合った時間と経費の記録方法を選択する

繰り返しになりますが、終始一貫していることがカギとなります。どの方法を選ぶにせよ、いつ使用しても、最も快適と感じるものでなければなりません。また、その方法がその他の業務プロセスにどのようにフィットするかを評価する必要も出てきますが、その点で、ソフトウェアはその他の多くのビジネスツールとシームレスに連携するので非常に便利です。

2. 顧客と一緒に、請求可能な時間とそうでない時間を定義する

特定の時間と経費について請求可能か否かを顧客が確実に理解できるよう、明確な境界線を設定し、伝えることが非常に重要です。契約書にあらかじめ要点を記載しておくと共に、記録する際には適切に分類し、詳細（顧客とのやり取り、設計、出張、発注など、どのタスクに時間を費やしたのか）を記すとよいでしょう。

詳細な記録を残すことは、請求書作成時に非常に役立ち、時間と労力の節約につながります。

3. 費やした時間と経費の記録において一貫性を保つ

一貫して記録するという新しい習慣を身につけることは難しいかもしれませんが、長い目で見た場合、正確に請求できるというメリットがあります。一日の始まりと終わりに、アラームやカレンダーのリマインダーを設定して、時間と経費を記録してみてください。時間が経つにつれて習慣化していくでしょう。チームで作業しているのであれば、自分が選んだ方法に従って記録してもらうためにトレーニングを実施し、手引書やマニュアルを作成しておきましょう。また、パソコンとスマートフォンを同期できるソリューションを選択すれば、一貫性を保ちやすく、使い勝手も良いでしょう。

4. 時間と経費の記録を事業レポートにして、そこから学ぶ

常に時間と経費を記録していると、より正確に請求がおこなえるだけでなく、収益性についての洞察も得ることができます。記録したデータから自動的にレポートを作成してくれるソフトウェアを利用するのが便利です。　

5. 事業を成長させるためにデータを活用する

上記の手順を踏むことで、より良い意思決定ができるようになり、事業の成長につなげることができます。例えば、定額で提供している業務で時間が長くかかるようであれば、時給制の料金もしくは定額と時給制を組み合わせた課金体系に切り替えるか、定額料金を高くする必要があるかもしれません。また、競争力を高めるために料金を低く抑えたい場合は、さまざまなタスクの時間記録レポートに目を通して、生産性を向上させることができる部分はどこかを確認することができます。経費データについても同様で、費用を削減し、顧客の負担を減らすことができるでしょう。

まとめ

このように、時間と経費をどう記録するかは、それぞれの事業ニーズやワークスタイルによって異なりますが、一番重要なのは、継続して利用できる利便性の高いシステムを利用することです。

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