住宅リフォームにかける費用は増加傾向にあり、顧客の期待値も高まっています。Houzz が実施した調査によると、住まい手の3人に2人は、専門家とのよりスムーズなコミュニケーションと定期的な進捗報告を望んでいます。
工事の進捗状況をいちいち顧客に電話やメールで報告していると、貴重な時間を浪費することになります。この問題を考慮して開発されたのが、Houzz Pro の顧客用ダッシュボードです。Houzz Pro をご契約の皆さまは、顧客とのコミュニケーションの効率化や申請と承諾の追跡などにこのツールをうまく活用しながら、顧客に好印象を与えることに成功しています。
「私に電話やメールしなくても、顧客は自分でダッシュボードにアクセスしてくれるので、時間の節約になります。顧客も自分で好きな時に必要な情報を入手できるので、自分が主導権を握っているように感じてくれています。」ブライアン・ペインさん (Many Mansions LLC 社)
工程表とファイルを共有し、状況を把握する
顧客用ダッシュボードは専門家と顧客の間をつなぐプライベートなポータルサイトです。顧客には、皆さんが共有した案件の詳細やファイルに、パソコンからでもスマートフォンからでもアクセスしてもらうことができます。
- 顧客は送付された見積書にアクセスして内容を確認できます。見積書にファイルが添付されている場合は、それらも同時にダッシュボードに表示されます。
- 案件にアップロードしたファイルは、初期設定では顧客に共有しない設定になっています。アクセスを許可するまで、顧客用ダッシュボードには表示されません。見積書に添付されたファイルは、見積書を顧客に送信して初めてダッシュボードでも共有されます。
- 下書きや発注書、発注書に添付されたファイルは共有されません。 初期設定では、これらのファイルは顧客用ダッシュボードで共有されないよになっています。
- 案件に追加されたファイルの状況を簡単に確認できます。案件の [ファイル] をクリックすると、その案件に付随するファイルが一覧で表示されます。「共有状況」の列には、それぞれのファイルが誰に共有されているのかが表示されます。共有の設定はいつでも変更することができます。
- 進捗記録は、プロジェクトの進捗状況を顧客に報告するのに最適な方法です。協力会社が作成した進捗記録を確認し、[共有] をクリックすると、顧客用ダッシュボードに表示されます。
- 工程表を共有して顧客と積極的にコミュニケーションを取り、予定変更に前もって対応しましょう。工程表は顧客へ作業内容やスケジュールを簡単に伝えつつ、好印象を与えることができる視覚ツールです。社内はもちろん協力会社にも共有して、最新情報を関係者全員で共有しましょう。
- 経理情報の詳細を表示するかどうか選択できます。残高、支払総額、前払金、預り金など、顧客に見せたいものだけを選択しましょう。
顧客用ダッシュボードを使うコツ
1. 顧客にブックマークを追加してもらいましょう。顧客用ダッシュボードはメールまたは共有リンクで顧客と共有することができます。ブラウザのブックマークに登録してすぐにアクセスできるようにしてもらいましょう。リンクは案件ごと、顧客ごとに異なります。
2. まずは自分に送って実際に試してみましょう。お試し用の架空の案件を作成してファイルを追加し、顧客用ダッシュボードを自分に共有してみましょう。顧客としてどのように見えるかわかります。
3. 共有する前にプレビューをしましょう。[招待] ボタンを使ってプレビューするか、共有リンクをコピーしてブラウザのシークレット ウィンドウに貼り付ければ、顧客がダッシュボードで閲覧できる内容を確認することができます。どのファイルと文書を共有したか確認しましょう。
なお、顧客用ダッシュボードの共有は、いつでも中止することができます。
すべてを一か所にまとめる
顧客用ダッシュボードは、専門家自身も案件や顧客とのコミュニケーションをチームメンバーと一緒に一元的に管理することができるので、専門家にとっても非常に便利なツールです。やり取りの全履歴、ファイル、見積書などがすべて一か所に保存されるので、仕事の引継ぎも簡単です。
さまざまな人が関わり、多くの詳細を一度に把握することが求められる住宅施工の業界において、Houzz Pro の顧客用ダッシュボードと案件管理ツールはなくてはならないものであるといえるでしょう。
