1. 管理システムを構築して使い続ける

情報、連絡、タスクが飛び交う中、それらを整理してまとめるシステムを持つことは重要です。表計算や文書を使う昔ながらの方法も、プロジェクトの規模が小さく従業員が少ないうちは十分かもしれません。しかし、そうでない場合、特にプロジェクトのペースが速くなったときは、より有効な仕組みが必要になってくるでしょう。

Lasley Bahaney Architecture + Construction 社のクリスティーナ・ベイリーさんは、プロジェクトの進捗を常に把握しておくために、チームとの定期的な連絡を大事にしています。「いつでも準備万端で一丸となって働けるチーム作りを心がけましょう」と彼女は話します。「毎週集まって、進捗状況を確認し、どんな課題にも対応できるようにしましょう」

Shearon Design Collective 社のフィル・シェアロンさんは、テクノロジーに頼ることにしました。「毎朝まずはじめに Houzz Pro の CRM（顧客関係管理）ダッシュボードを見て、日中にも何度か確認しています。そこから始めることで、プロジェクトや納期についてチーム内で共有することができますし、毎日プロジェクトを着実に前進させるのに役立っています」

CuttingEdge Built 社のワキーラ・ジョーンズさんも、Houzz Pro の CRM ダッシュボードを気に入っています。「顧客や見込み顧客にメッセージを送信したり、ドキュメントを保存したり、間取り図やムードボードを作成したり、見積書や請求書を発行したりできる上に、それらの情報を一か所で管理できるため、仕事がとてもしやすいんです。

どのようなシステムを選ぶにしても、長く使い続けるためには、自分に合ったものを見つけることが重要です。

2. 優秀なチームメンバーを見つける

経理や給与支払いといった業務をアウトソースする場合でも、協力業者と契約したり本格的なビジネスパートナーを迎える場合でも、信頼を築いて円滑にビジネスを運営するためには、適切な人材を選ぶことが不可欠です。昨今の人手不足や市場競争によって、簡単にはいかないこともあるでしょう。しかし、ここで重要なのは、従業員に提供できるものに焦点を当てること。そしてそれは必ずしも高額の給与とは限らないのです。

「パートタイムの従業員には、就業日数や時間に関して柔軟に対応しましょう。福利厚生を提供できない場合は、気軽に会社のトップと話せることなど、小さい会社で働くことのメリットに焦点を当てましょう」とシェアロンさんは話します。

Anne Architecture 社のアン・シャローネさんは、各スタッフに「プロジェクトのオーナーシップ」を与えています。また「柔軟な就業スケジュールや、十分なボーナスを提供することによって、どれだけスタッフを大切に思い気にかけているかを示しています」とも言います。

職務内容についても慎重に作成しましょう。シェアロンさんによると、「求人広告を出したり面接をしたりする前に、その職務にはどのような責任が伴い、応募者に何を期待するかをまず決めます。そして、その職務を通して何を学ぶことができて、何を得られるかを明確にします」とのこと。「そうすることによって、我々は実際に必要としている人を採用でき、役割の責任に見合うまで成長するポテンシャルがある人材を確保することができます」

3. 人材を定着させる

適切な人材を採用してもすぐに競合他社に引き抜かれるなんてことがないように、仕事や会社に対してスタッフが満足してくれるためにはどうすればいいかを考えましょう。インテリアデザイナーのローラ・グリストさんは、従業員のワークライフバランスを保てるように努力しているそうです。「大事なイベントには必ず家族と一緒に過ごせるようにしてあげましょう。小さな子どもがいる人は入園式だったり、学校の保護者面談だったり。そうすれば、仕事での見返りが期待できるでしょう」とグリストさんは説明しています。

ジョーンズさんも従業員を大切にしています。「小さい会社だからこそ、必要に応じて柔軟な対応が可能ですし、会社特有のスキルを教えたり訓練したりもできるんです」と言い、「チームメンバーのひとりひとりが成長できるよう努めています」と締めくくっています。

シェアロンさんも、従業員自身が大事にされていると感じられるような環境づくりを心がけています。「彼らのアイデアや意見を聞く機会を作りましょう。そして、仕事に必要なものと権限を与えたら、後は役割を全うできるように干渉しすぎないこと。また、スタッフにとって業務が有意義になるよう評価しましょう。上司というよりは、むしろ案内人になるべきです」と彼は話します。

従業員以外のチームメンバーのことも考慮することを忘れないでください。「協力業者には敬意を持って接しましょう」と言うのは建築施工のプロであるレオ・ランツさん。「協力会社やその従業員が、いつ直接自分のもとで働きたいと思うかわかりませんから」

ビジネスコーチであるマーク・リチャードソンさんは、彼のウェビナー『成長を管理する（Managing Growth）』において、「適切な人材を集めたチーム」を、ビジネス成長のための五大要素のひとつとして挙げています。採用プロセスを極め、チームを教育し、健全な社内競争を生むことで、事業を成功させるための強力な労働力と社風を構築することができます。「一言に成長と言っても、個人的な充実感なども含め、それぞれのビジネスや事業主にとってその意味は異なるでしょう」とリチャードソンさんは説明しています。（ウェビナー（英語）はこちらからご覧いただけます。）

4. 顧客に満足してもらう

顧客満足を無視して、高い利益率や案件数を達成することを優先することは、長期的には事業にとってマイナスとなるでしょう。というのも、否定的なレビューやリピーターの少なさという形で、必ず自分に返ってくるからです。だからこそ、最初から顧客の期待値をうまく管理し、最後まで正直なコミュニケーションを心がけ、現実的なスケジュールで計画することが重要です。

「期待以上のものを提供するために、早い段階であまり安請け合いしないようにしましょう」とインテリアデザイナーであるジョー・スタージルさんはアドバイスします。ランツさんも同じ戦略を取っており、「初期の段階では、顧客には現実的な計画を提示する」そうです。そして「もし、それよりも早く終わったら、大いに喜ばれるでしょう」と説明しています。

想定外かつ費用がかさむ変更を避けるためにも、プロジェクトの進行中は、常に顧客と情報を共有しておきましょう。「現場の様子や進捗状況について、お客様に毎日メッセージを送っています」と言うのは住宅メーカーのビル・ヴァリアンさんです。Houzz Pro の共有可能な進捗記録なら、詳細なメモやプロジェクト写真を添付できるので、個別にメッセージを送る手間が省ける上に、連絡漏れを避けることができます。

Houzz Pro を使えば、顧客との長電話や、長いメールのやりとりを省けます。「以前は顧客との連絡はメールか電話に限られていましたが、今では Houzz Pro 上の案件に情報をアップできるので、革命的に便利になりました」とジョン・マクレーンさんは言います。「それらの情報を使ってとても見やすい見積書を作成できますし、お客様はオンラインでそれを受け取って承諾できるようになっています。特に、項目ごとに承諾または却下できる機能は、お客様に『自分がコントロールしている』ということを実感してもらえるので、気に入っています」

ジョーンズさんも「定期的に進捗状況を伝えることで、お客様の焦りや不満が誤った方向に行ったり、不信感を募らせたりすることがないようにしています」と話します。彼女のチームはさらに、商品の選択や仕様変更の可能性についても顧客と密に連絡をとり、「不要な混乱を軽減するために、どんな小さなスケジュール変更についても話し合う」とのことです。

そして、忘れてはならないのが、プロジェクトにおける顧客の役割について、顧客自身に理解してもらうことです。「何かを決定しなければならないときや支払いが必要なときは、必ず事前にお客様へ報告します」と言うのはデザイナーのタラ・ヴィースさん。「決断を先延ばしにすればするほど工期が遅れ、コストの増加につながりかねないことを伝えています」と彼女は話します。

5. マルチタスクをこなす

急速な成長は、より多くの案件、より多くの顧客、そしてより多くのタスクが発生するものです。しかし、より多くのストレスを抱え込む必要はありません。グリストさんは、仕事を振り分けて任せてしまうようにしています。ヴァリアンさんは、状況が悪化する隙を与えないくらいに迅速な対応を重視しています。マクレーンさんは、時間管理を徹底しています。「この日はこの案件にチーム全体で取り組む、と決めることで、そのお客様に全力で向き合うことができます。同じ日に複数の案件を処理しようとすると、集中力が散漫になってしまいがちです」とマクレーンさんは語ります。

B. Chic Interiors 社のデザイナーであるブリジット・ウェジントンさんは、ソフトウェアのツールを頼りにしています。「複数のお客様の案件を同時に管理するために Houzz Pro を活用しています」と彼女は言います。シェアロンさんも同様に、「オフィスはもちろん、自宅、お客様の家、カフェ、それに新築予定の更地で仕事することもあります。すべてのやりとりを Houzz Pro アプリを使っておこなうことで、効率よく整理できています」と話します。

また、案件は辞退してもいいことを覚えておいてください。「責任をしっかりと取るためにも、自分のチームが処理できる以上の案件を引きうけないことを、起業して早い段階で決めました」とジョーンズさんは語ります。「それにより、それぞれのお客様に対して丁寧なサービスを提供でき、信頼できるアドバイザーであり続けられるのです」

6. 色々なことからアイデアを得る

自分が大好きな作業に集中し、そうでない作業に時間を取られすぎないようにすることは、燃え尽き症候群を予防し、成長し続けるのに大いに役立ちます。熱心に取り組んでいることが何にせよ、その情熱を絶やさないためには、インスピレーションを得つづけることが大事です。美術館を訪れたり、旅行をしたり、映画や音楽を通じてポップカルチャーに浸ったり、展示会に行ったり、、、インスピレーションを得る機会は人それぞれで、色々なチャンスがあるでしょう。

もちろん、住宅デザインのサイトを閲覧し、他のデザイナーの素晴らしい作品を見ることからもインスピレーションは得られます。デザイナーであるジル・ネルソンさんは、Houzz で提供されている素晴らしい創造性をとても気に入っていて、「アイデアの宝庫」と呼んでいます。さらに彼女は「お客様とアイデアを共有できるように、まずアイデアブックを作ってもらうようにしています」と話しています。

インスピレーションを得るためにどんな手段をとるにしろ、ビジネスが飛躍的に成長して忙しい時こそ、テクノロジーとツールを活用することで、より多くの時間とエネルギーをアイデアを得るために使えることを忘れないようにしましょう。