事業で成功を収めている建築施工会社とそうでない会社との決定的な違いは、情報をしっかり把握しているかどうかということです。1 つのプロジェクトにおいても非常にたくさんの不確定要素があり、状況を追跡し整理するのに「紙とペン」だけではもはや切り抜けられないことに多くの専門家たちが気が付いています。ここでは、住宅業界に特化した顧客・案件管理ソフトウェアを利用する 3 つのメリットを紹介し、このソフトウェアが事業を成長させるために「あると便利」なのではなく「マスト」なものであることを見ていきます。 

1. 顧客へのサービスの向上

売上、収益、利益はすべての事業の核となるものであり、住宅業界においても例外ではありません。新規の案件を獲得してリピーターや紹介を取り込み、売上を増やすためには、あらゆる段階において細かく丁寧なフォローアップが必要です。

顧客・案件管理のソフトウェアは、電話やメールのメッセージを一か所に記録することで見込み顧客をトラッキングし、実際に仕事を依頼してくれる顧客へと変えるためのサポートをしてくれます。 

例えば、案件ごとにメモを追加したり、自分のスケジュールをもとに打ち合わせを設定したり、見積書をオンラインで作成してそのまま送付したりできます。顧客にとっても、タイミングのよいフォローアップ、整理された状態の書類、そして常に施工プロセスの状況を把握して次の流れを理解していることは、高評価のポイントであるはずです。素晴らしい顧客体験を提供できれば、より良いレビューにつながり、競争を勝ち抜く後押しとなってくれることでしょう。

2. 情報の整理整頓

整理されていない状態はそれだけで費用がかさむものであり、遅延により十万円単位での損失が発生することもあります。顧客に関わるすべてのメッセージや見積書、支払予定といった内容を、自分と従業員がいつでも把握できるようにすることが重要です。これらの情報を見つけるのに、古いメールや書類の山をひっくり返す必要がないようにしましょう。Houzz Pro のような案件管理ツールを用いれば、プロジェクトのすべての文書類やメモを、正確な日付で、その背景と併せて一か所でまとめて見ることができます。 

見積書を作成し、承諾を得たり支払いなどのために顧客と共有する際、きちんと取り仕切るためには整理整頓がカギとなります。文書や顧客とのコミュニケーションが整理されるだけでなく、チーム内の情報へのアクセスも整理され、業務の効率化が進むでしょう。

3. 生産性の向上

「時は金なり」という格言がありますが、住宅業界向けの顧客・案件管理ソフトウェアは、企業が迅速に、しかもより良いかたちで物事を実行する手助けとなります。管理ツールを用いれば、見込み顧客へのフォローアップの管理、打ち合わせのスケジュール設定、進行中の全プロジェクトの管理と進捗の一括確認、見積書の作成や送付、顧客の承諾や支払のトラッキングなど、多くのことを簡単におこなうことができます。様々なことを一元管理できるソフトウェアは、多岐にわたる業務の効率化をサポートします。 

また、顧客・案件管理ソフトウェアを使用することで、自分の成功例をもとにビジネスを構築していくことが可能です。たとえば、見積書用のテンプレートや、顧客と共有できるビジュアルな工程表など、役に立った機能は別の案件でも繰り返し使用できます。一度自分のプロセスを最適化し、どれだけの時間や労力、お金を節約できるかがわかれば、以前の方法にはもう戻れないでしょう。