住宅インテリアの仕事に従事する人として、案件のタスクを順番どおりに、そしてスケジュールどおりに遂行するにはどうすればよいでしょうか。カギとなるのは、効果的で効率的なワークフローをつくること。それは、案件の整理、タスクの優先順位付け、素早い意思決定、明確な実行計画の作成などに役立ち、自分だけでなく顧客や関係会社のためにもなります。ワークフローの策定は、顧客からの信頼獲得、そして事業の成長やワークライフバランスの実現につながります。
ワークフローを作るにあたり、これまで使っていたツールを組み込むこともできるでしょう。しかし、古いツールを使い続けることはビジネスを鈍化させ、案件の全体像や重要なポイントを見逃すことにつながりかねません。そのため、ワークフローをひとつのプラットフォーム上で合理化できる、直観的な新技術に移行するインテリア事業者が増えているといいます。Houzz Pro が提供する使い勝手の良いツール群は、学習時間をほとんど必要としないうえ、業界のニーズに応じて進化していきます。事業のマーケティングから顧客管理まで、必要なことがすべて詰まったオールインワンの IT ツールを持つことは事業の成功に不可欠です。この記事では Houzz Pro がインテリアのワークフローの各段階でどのように役立つかをご紹介していきます。
ステップ１：事業のマーケティング
Houzz Pro に登録してプレミアム プロフィールを利用すれば、最先端のマーケティングを自分のビジネスに活用することができます。例えば、Houzz サイトでインテリア デザイナーやコーディネーターを探している住まい手に対し、自社の特徴を一目で伝えることができます。さらに、自社のサービスを紹介するハイライト動画や顧客からの高評価レビューで、潜在顧客に対して良い第一印象を与えることも可能です。ある調査によると、オンライン購入者の 93％ は、購入の決め手として写真を挙げているといいます。このことからも、魅力的な事例写真を掲載することが、将来の顧客を引きつけるためのカギとなります。近くのプロの写真家を見つけて依頼し、潜在顧客をあっと言わせるような写真を撮影してもらいましょう。
また、スタイリッシュなホームページで、顧客の興味をより一層引きつけましょう。案件が完了したら施工後の写真や動画をアップロードし、ポートフォリオ全体を見せることができます。Houzz Pro で作成したホームページでは SEO 対策がなされているので、より質の高い見込み案件や希望に沿った仕事を獲得するチャンスが高まります。
ステップ２：見込み案件のフォローと管理
成約前の顧客との一連のやりとりを一元化できるよう、Houzz Pro は見込み案件管理ツールを提供しています。Houzz で宣伝している、あるいは Houzz で作成したホームページをお持ちの場合は、Houzz 経由の見込み案件が自動的に顧客管理システム（CRM）に送られます。Houzz 経由ではないきっかけの見込み案件についても、エクセルのシートを手動でアップロードしたり、メールの受信トレイからインポートして Houzz Pro へ追加できます。Gmail を利用している場合は、Chrome ブラウザーの拡張機能 Gmail 用インポート機能をダウンロードすれば、メールのやり取りを Gmail から Houzz Pro へ直接インポートすることができます。
このツールを使って案件を管理すると、案件をこのまま進めるか、それとも自分にもっとふさわしい別の案件をとるかどうかを判断するのに役立ちます。Houzz Pro で作成したクイック返信テンプレートは、Gmail でも使うことができます。また、Houzz プロフィールからビデオ会議を予約してもらえるため、簡単に見込み客と顔を合わせた打ち合わせをおこない、関係を築くことができます。そこで相性の良さそうな見込み客と出会えたら、次のステップ３へ進みましょう。
ステップ３：打ち合わせ・ヒアリング
見込み客との最初の打ち合わせやヒアリングは、案件の作業の中でも重要なステップです。この時点では、まだ見込み客とはメールか電話でしかやり取りをしていないはずです。Houzz Pro を使えば、日時を選ぶだけで、対面またはオンラインでの初回打ち合わせをすぐに設定することができます。Houzz Pro にカレンダーを同期してスケジューリング機能を使えば、さらに便利です。打ち合わせを設定すると、自動的に確認メールがあなたと相手に送信され、それぞれのカレンダーに打ち合わせの予定が作成されます。また、自分固有の予約用リンクを生成して顧客とシェアすれば、顧客はあなたのカレンダー上の空き時間を確認して打ち合わせ日時を選ぶことができます。Houzz Pro では特定の見込み案件や顧客にメモを残せるので、その機能を使って打ち合わせの内容を記録しておきましょう。
ステップ４：コンセプトづくりとプレゼンテーション
フロアプランナー
案件を成約に導きたいとき、バーチャルの間取り図はお客様に完成した姿を想像してもらう上で効果的です。Houzz Pro の 3D (そして 2D) フロアプランナーでは、数時間ではなく数分で間取り図を作成することができます。Houzz Pro アプリを使って部屋を採寸して元となる間取り図を作成するか、パソコン上で間取り図を描画したら、Houzz Pro アプリの AR ウォークスルー機能を使って、顧客にどんな感じになるのかを実際に体験してもらいましょう。自分たちの住まいがどういったものになるか、目にすることができれば顧客も喜ぶはず。しかもデバイスを選ばず、スマートフォンでもタブレットでも、いつでも見てもらうことが可能です。
ムードボードと商品クリッパー
プロジェクトについて考え始めたら、アイデアをまとめる場所として最適なのがムードボードです。画像やテキスト、その他のビジュアル要素を使ってムードボードを作成することで、自分もお客様もプロジェクトの最終ゴールを理解するのに役立ちます。
商品クリッパーは、ネット上で見つけた商品の情報を簡単にライブラリーに保存するためのツールです。商品情報をライブラリーに追加すると、素早く情報にアクセスできるだけでなく、ムードボード等にも数回クリックするだけで簡単に追加できるようになります。また、ムードボードに追加した商品は調達状況レポートでトラッキングできるようになり、発注書や見積書にも簡単に変換できます。
見積書
見積書を作成する準備が整ったら、Houzz Pro で美しくてわかりやすい見積書を作成することができます。このプロ仕様の見積書には自社のロゴを掲載しでき、オンラインで顧客に送信し、確認・承諾用していただくことができます。
Houzz Pro では、テンプレートを使用することで、何度でも簡単に見積書を作成できるので、エクセルなどを扱う労力や時間を節約することができます。
ステップ５：承諾
Houzz Pro の電子サインと承諾の機能を使用すると、お客様は自分のパソコンやスマートフォンから見積書を確認して承諾し、署名することができます。また承認オプションをカスタマイズして、顧客が見積書をを項目ごと、または全体で承諾できるように設定できます。契約条件のテンプレートの作成も簡単で、保存しておけば今後の案件で使うこともできます。つまり、Houzz Pro は、顧客が承諾しやすくし、承認プロセスにおいて避けられないやりとりを減らしてくれます。
ステップ６：支払い・購入
請求処理
Houzz Pro では支払予定の作成、請求書の作成と送信、着手金などの受取記録が可能です。Houzz Pro の便利な請求システムによって、送料や費用、消費税などを一か所で確認・更新することができます。支払いに必要な請求書の送付も簡単です。
前払金と預り金
Houzz Pro のツールを使えば、見積書と一緒に前払金の依頼を送ることが可能です。そうすることで商品を購入する前に資金を手に入れることができ、案件の後半でキャッシュフロー問題が発生するのを避けることができるので、Houzz では前払金の依頼を推奨しています。見積書で支払を依頼することで状況を明確にできることから、多くの事業者がこの機能を気に入っているといいます。顧客と直接やりとりし、承諾と期日どおりの支払いを促すのに役立ちます。
発注書
多くのインテリアの事業者は、インテリア用品や資材を購入する際に発注書を作成します。Houzz Pro の発注書システムを使うことで、発注書を作成したり、支払情報を記入することが簡単にできます。発注書は経理の仕事において重要ですが、発注書システムから商品にかかった経費のレポートを出すことができます。こうすることで、案件別、取引先別、期間ごとに、使われた金額を知ることができます。発注書は取引先や協力会社に送ることもできます。
ステップ７：実作業
見込み案件を成約につなげて受注することができたら、Houzz Pro で案件管理をはじめましょう。このツールは、顧客やチームとの連携を保ち、案件のさまざまな動きを管理するのに役立ちます。また、Houzz Pro を使用すると、顧客とのコミュニケーションは一元化され、決定事項はデジタル記録として残ります。以下に、家づくりの専門家に好評の案件管理機能をご紹介します。
- 顧客用ダッシュボード：自社に合うようにカスタマイズしたダッシュボードを顧客やチームと共有し、いつでも最新の情報を伝えましょう。
- コミュニケーション・コラボレーション ツール：協力会社や下請業者を招待して、ファイルや進捗記録などを共有すると同時に、先方の進捗状況を知らせてもらいましょう。
- 工程表：案件のスケジュールや段階を時系列に管理できる工程表を作成し、関係者に共有しましょう。
- タスク：各案件のやることリストを作成し、関係するチームメンバーにタスクを割り当てましょう。各タスクの進捗状況も一覧ページで確認できます。
時間と経費の記録
作業開始の準備が整ったら、Houzz Pro で案件の時間と費用をシームレスに記録しましょう。ストップウォッチツールを使えば、複数の案件や顧客と仕事をしている時でも、それぞれの案件の時間を簡単に追跡することが可能です。また、すべての作業時間が整理して記録された時間報酬レポートを作成し、それを請求書に変換することができます。
家具・設備
家具や設備などの調達は、インテリアの案件において大きな部分を占めます。Houzz Pro にある調達状況レポートは、案件で使用する家具など商品のトラッキングをおこない、発注状況、配達日の調整、価格の確認など、プロジェクトのさまざまな段階で役に立ちます。
ステップ８：評価
見込み案件レポート
事業を成長させる上で、顧客がどのような経路で来たかを理解することは重要です。Houzz Pro には、すべての見込み案件とそのきっかけを示すインサイト レポートがあります。こうしたインサイトは、将来的に伸ばすべき分野や強化すべききっかけを特定するのに役立ちます。
経理レポート
Houzz Pro では数回クリックするだけで、分かりやすい経理レポートを表示することができます。エクセルでレポート作成するために残業する必要はもうありません。事業における、お金の出入りを簡単に確認することができます。期間、案件、支払方法、取引会社ごとに分類することができ、合計は自動的に更新されます。これによって事務処理にかかる時間を削減でき、案件やチームメンバーごとの請求時間をひとつずつエクスポートする必要もありません。
顧客からのレビュー
顧客からのフィードバックは、会社の信頼性を高め、より多くの顧客と仕事をするチャンスにつながります。Houzz では簡単にレビューを依頼したり、会社の評判を管理することができます。そして、受け取ったレビューは、自動的に自分の Houzz プロフィールや Houzz で作成したホームページに掲載され、ブログなどで活用することができます。Houzz のテンプレートや統合ツールを活用して、連絡先の相手にレビュー依頼をスムーズにおこないましょう。
モバイルアプリ
Houzz Pro はモバイル対応しています。Houzz Pro アプリには、外出先でも業務をすすめるのに必要な機能が揃っています。いつでもどこでもお客様にメッセージを送ったり、これまでのやりとりの履歴を確認したりすることができます。例えば、現場で予期せぬことが起きた場合、リアルタイムで顧客や取引会社と最新情報を共有して問題解決にあたれます。信頼性のあるコミュニケーションによって信用を得て、顧客の紹介や事業の成長へとつなげましょう。
Houzz Pro をはじめませんか？
Houzz Pro は住宅業界に従事する人のために開発されたクラウド型ソフトウェアです。Houzz Pro を利用してインテリア業務のワークフローを構築または改善することで、より良い顧客を獲得し、案件の利益率を高め、その結果として自分とお客様の双方にとって素晴らしい体験をもたらすことでしょう。Houzz Pro が提供する機能は、業務の効率化と時間の節約、そして、貴社が住宅業界の中で成長し続けるためのサポートをいたします。
