顧客との打ち合わせ、自宅・現場・ショールーム間の行き来、トラブルの解決、予算の調整、見本帳の持ち運び、顧客の期待値管理・・・インテリアの専門家であるということは、すなわちマルチタスクをこなすことを意味します。そんな忙しい中、燃え尽き症候群から身を守るために何をすればいいのでしょう？ 長い「やることリスト」を効果的に管理し、目標に向かって働き続けるためのヒントと提案を、IDS オレゴン州ポートランド支部長のベス・クラークさんからいただきました。

新しい顧客を見つける

顧客リストを構築して新規顧客を追加していくことは、どのような事業においても重要な要素ですが、新しい顧客を獲得するには時間がかかり、努力も必要です。そんな中、時間を節約するにはどうすればよいでしょうか？とても素晴らしい仕事をすることで、本来であれば自分の足で稼がないといけない仕事を、満足した顧客による口コミで獲得できるようにしましょう。「顧客があなたを絶賛せずにはいられないぐらい、良い顧客体験を提供しましょう！」とクラークさん。「自分たちが顧客に対してサービスを提供しているということを常に忘れてはなりません。サービスが素晴らしければ、顧客はそのことを他の人に伝えてくれるでしょう」

クラークさんによれば、優れた顧客体験を生み出すには、単に最先端のトレンドや新しい製品を取り入れるだけではなく、自分の顧客にもそれらについてよく知ってもらうことが必要だといいます。あなたからの知識や業界情報によって顧客が理解を深めることができれば、あなたの存在は彼らにとって欠くことのできないものとなるでしょう。さらに、顧客が彼らの知人にあなたのことを勧めてくれる可能性も高まります。

自分を宣伝する

マーケティング活動を効率的に行うベストな方法は、戦略と発信するメッセージを意図的に構成すること、そして、マーケティングデータの動向をトラッキングすることだとクラークさんは話します。「『みんな』ではなく『自分にとって』何がうまくいくかを知ることも重要です。私は以前、話題になっていたネットワーキンググループに参加したことがあるのですが、1年経っても得られたものはゼロだったので、別のマーケティング方法を試した方がいいと判断しました」

プロジェクト費用を管理する

プロジェクトの費用を管理する上で最も大切なのは、最初から予算の制約を理解し、その範囲内で作業することです。また、異なる価格設定を持つ複数の信頼できる取引先と関係を築くことも重要です。

「これは『顧客を良く知る』ということと両輪なのです」とクラークさんはいいます。「値段が高くてもデザイン的に優れていれば、それを受け入れてくれる人もいるでしょう。ただ、そういった提案を喜ばない人もいます。顧客がどちらのタイプか定かでない場合は、代替案を用意しておくべきです。そうすれば、あなたがデザインと予算の両方について考慮していることを理解してもらえるでしょう」

人件費は自分でコントロールできないため、材料費よりも注意が必要です。「ただし大切なのは、作業に必要な情報を、関係者に簡潔かつ分かりやすく共有することです。人件費が高くならないようにするには、コミュニケーションが欠かせません。施工業者に必要な情報をすべて提供しないと、彼らの作業時間が延びてしまいます。まさに『時は金なり』なのです」とクラークさんは続けます。

「もう一つ、私が身をもって学んだことは、存在するすべての見本帳やツールを購入する必要はない、ということです。オフィスに物があればあるほど、それらを管理する必要も出てきます」と彼女は言います。見本帳を使う機会がそれほどないと思うのであれば、自分で購入する代わりに必要に応じて代理店の担当者から借りることを検討しましょう。（想定以上に必要だったとしても、見本帳が届くまでに通常 2 週間ほどしかかかりません。）

キャッシュフローを確認する

顧客が支払いをする前に、とにかく絶対に、顧客用の商品を購入しないようにしましょう！「これは、デザインの専門学校で私の頭に叩き込まれた点です」とクラークさんは言います。「このルールを破る場合もありますが、それは、私が顧客をよく知っていて、彼らがちゃんと支払ってくれることがわかっているか、支払われなかったとしても金額が低く自分の金銭的負担にならない場合だけです。代金が自分の口座に振り込まれるまで案件をストップしなければならなかったこともありますが、経済的な打撃を受ける危険を冒すよりもマシです」

適切な仕事相手を見つける

時間と忍耐力は、信用できて頼りになる協業者リストを形成するために必要な要素です。「まずは自分と同じ価値観を持っている人々に尋ねることから始め、次に下調べをしましょう」とクラークさん。「協力会社に難しい質問をすることをためらってはいけません。このことを学ぶのに時間がかかり、つらい経験もしました。最初は気まずいと感じるかもしれませんが、あなたはプロジェクトにおいて顧客を守る立場の人間です。躊躇せず、ありったけの質問を投げかけて、良い仕事関係が結べる相手かどうかを確認しましょう」

顧客の期待値を管理する

住まい手を失望させると、顧客とデザイナーの関係にストレスと負担がかかります。では、プロジェクトの開始時から顧客の期待値をコントロールするにはどうすれば良いでしょうか？「コミュニケーションがすべてです。特に新しく報告することがなくても、顧客とは定期的に連絡を取って、プロジェクトが計画通りに進んでいることを知らせる必要がある、ということを学びました。コミュニケーションに時間をかけないと、ほぼ必ず問題が起こります」

出先での仕事をコントロールする

打ち合わせをはしごする。サンプルを持ってあちこち移動する。車の中でランチを食べる・・・どうすれば外出先でも仕事を続けるストレスを最小限にすることができるでしょうか？クラークさんがいくつかのヒントをくれました。

「打ち合わせを設定する際には、打ち合わせ中に得たすべての情報を処理するための『休止時間』を取るようにしています」という彼女は、特定の曜日に顧客との打ち合わせを設定し、その翌日はショールームで仕事をする、といった具合に、顧客と会わずに自分の充電時間を取るようにしています。

また、クラークさんは打ち合わせの間に栄養補給できるよう、エナジーバーや健康的なスナック類をバッグに忍ばせておいたり、飲み物を飲むための休憩を取るようにしています。「こうすることで、脳に今は休憩する時間だと教えるのです」

では、大量の見本帳を持ち歩くことについてはどうでしょうか？「顧客には、『サンプルを持ち運ぶのは、運動の一環なんですよ！』と話しています。顧客用の小さいサンプルは、デザイン案の詳細と一緒に大きめのビニール袋に入れてあります。すべてまとめて整理してあるので、簡単に持ち出せるのです」

クラークさんは、見本帳やタイルといった重量のある素材を入れておけるしっかりしたトートバッグも常に持ち歩いていると言います。そして、車にはいつも、塗料の色見本やペン、ノート類、巻尺といった必需品を、すぐに持ち出せるようにバッグに入れた状態で積んであります。「毎回の打ち合わせでは使わないかもしれませんが、たびたび必要になるものなので、いつでも取り出せるように手元に置いているのです」

時間・スケジュールを管理する

時間管理は、インテリアデザインの事業を運営する上で扱いが難しい分野かもしれません。クラークさんほど整理整頓が得意な人でも、時間の管理は常に悩みの種だといいます。「私にとって時間管理は、まさに現在進行形の課題です。簡単な日もあれば、そうでない日もあります。でも、自分の時間をより効率的に使うために、常に新しい知見を得るようにしています」

「最近、自分のスケジュールに余裕がないことに気づきました。そこで、カレンダーに余白を持たせるようにしたところ、顧客との問題に煩わされたり、突発的な出来事に気を取られて 1 日を台無しにするようなことがなくなりました」

もう一つの貴重な教訓は、スケジュールは常に効率化できるということです。クラークさんは常に予定の調整を試みているので、最終的に費やした努力が空回りして無駄になってしまうことがありません。「時間がかかること、特に実行するのに不安に感じるようなことについては、常にその経過を把握するようにしていますし、もっとスムーズに実行できる方法がないかと模索しています。場合によっては、予定から外してしまうこともあります。なぜそれを実行するのか、実行することで得られるメリットは何かを自問することは、予定を改善したり、スケジュールから外したりする判断の手助けになるのです」

顧客との境界線を引く

専門家の多くが、夜遅い時間や週末も顧客からの電話に対応するなど、残業を余儀なくされています。しかし、仕事とプライベートの境界線が曖昧になると、ワーク・ライフ・バランスに大きな影響が出てしまいます。

クラークさんは、営業時間外には電話やメッセージに返答しないことで、はっきり仕事とプライベートを分けています。「応答しなければ、相手も会話を続けられません」

また、顧客が営業時間外に連絡してきても、必ずしも即座の返答を期待しているわけでないことを覚えておきましょう。「彼らもいろいろとやることがあって、その時間でないと私に連絡できないだけなのかもしれません。そう考えると、次の営業日まで待ってから返答すればいいと受け止めやすくなります」