案件管理は企業をまとめる接着剤のようなものです。顧客とチームの結びつきを強め、成功に向けた共通のビジョンを作りだし、認識を一致させたうえで予定通りに作業を進めていく力があります。しかし管理が及ばなくなると、案件も品質を保てなくなり、期日までに完成させることや予算内に収めることが難しくなります。
多くの企業が、案件管理方法をシンプルにするシステムやプロセスを見つけ出すのに苦労しています。案件管理の方法をアップグレードするタイミングはどのように判断すべきでしょうか？そのタイミングを示す 5 つのサインをご紹介します。
１．ツールを使っても仕事が終わらない
さまざまな種類のツールを扱っていると、情報やデータが分散して連絡がうまくいかなかったり、非効率な状況に陥りがちです。特に、手動のツールを使っている場合はなおさらです。もし、以下のうち、ひとつでも当てはまれば、この問題に直面していることが考えられます。
- 案件のステータスやその案件に費やした時間のトラッキング、請求処理といった業務を管理するのに、複数のツールやプラットフォームを行き来している
- ファイルの中から顧客についての覚え書きや関係書類を探すのに、時間や労力を無駄に使っている
２．デスクワークに時間を取られ、実務が滞る
新しい案件を勝ち取るためには、少しの時間も無駄にできません。見積書をまとめるのに時間をかけ過ぎていると、より速く対応した競合他社に見込み客を取られてしまう可能性があります。
貴社では
- 新規案件のビジョンや詳細の策定を、毎回一から始めていませんか？
- 見積書が正確かどうか何度も見直したり、変動する資材の価格計算をするのに苦労したりしていませんか？
３．心配性の顧客とのやりとりに時間を取られる
顧客と密にやり取りを続けるには、多くの時間を費やすことになります。自分が顧客の唯一の連絡先である場合はなおさらです。もし、顧客がプロジェクトの進捗報告や過去のやり取りの履歴といった情報に容易にアクセスできないのであれば、顧客の期待にうまく対処するのは更にストレスが多いものになります。貴社では次のような状況は発生していませんか？
- 顧客が毎日、昼夜を問わず、質問や要望について、電話やメールをしてくる
- 顧客と請負業者との間に入って、メッセージを伝達するのに時間をかけ過ぎている
４．案件が予算超過することがたびたびある
事業主にとって、利益は多いに越したことはありません。しかし、適切な財務管理ツールがなければ、案件が進むにつれて自社が立て替えている金額を把握できなくなるリスクを負うことになります。以下のようなシナリオに心当たりはありませんか？
- 仕様変更を追跡するプロセスが複雑過ぎて、追加の作業に関して費用を徴収するのを忘れてしまうことがある
- 見積もりを複式簿記で記帳しており、費用の記入を忘れてしまうことがある
５．全体像を把握できていないことがある
どれだけうまく計画された案件であっても、問題は発生してしまうものです。問題に対処するためにチームの能力を高め、強い協力関係やコミュニケーション手段を築かなければ、自分ひとりですべて対応するはめになってしまいます。貴社では次のようなことは起こっていませんか？
- 何か問題が発生したとき、もしくは問題が解決したとき、自動的にアラートを受けられないため、現場のマネージャーに何度も報告を求める。
- 自分で現場の状況を確認するために、現場間の移動に何時間も費やす。
もっと良い方法を取り入れませんか？
今日、多くのデザイナーや施工会社が時代遅れになった案件管理システム、あるいは複数の案件管理システムに別れを告げ、案件のすべての要素を1つの場所から管理できる方法を選んでいます。Houzz Pro のようなテクノロジーを取り入れることで、簡単に使える単一のツールを用いて案件を整理することができます。Houzz Proは、業務をシンプル化したり、プロ仕様の提案書や正確な見積書を作成するのに費やす時間を削減したりすることで、事業を合理化する手助けをします。
プロジェクトダッシュボードは変更点や進捗状況をチーム全員と常に共有できるため、各段階で全員の認識を一致させることができます。Houzz Pro では、顧客がいつでもに工程表にアクセスしてフィードバックを残せるため、案件の追跡や顧客とのやり取りがスムーズになります。また、QuickBooks やGmail といったご自身が使い慣れたツールと簡単に連携できるので、事業を1か所から効率的かつスマートな形でおこなうことができます。
チェックリストに、ご自身に当てはまる項目はありましたか？より効率的でストレスのかからない方法で案件を管理できるよう、Houzz はアップグレードをお手伝いします。
