見積書・請求書で品目をグループ化する


複数のパーツから構成されるセミオーダーメイドの家具などの場合、見積書や請求書で項目をまとめてグループ化すると、顧客にはその構成要素の詳細を見せることなく、完成品1つとして表示することができます。たとえばベッドの場合、ベッドのフレームとマットレスを別々の店で見つけて、それぞれに発注書を作成する必要があるとします。項目のグループ化によって、顧客には主となる品目であるベッドのみが表示されますが、自分およびチームメンバーには一つ一つの構成要素が分かる形で表示されます。

具体的に、以下のような見積書を作成したとします。自分たちにはそのまますべて表示されますが、

顧客にはグループ化したものが以下のように表示されます。

ただし、顧客へそれぞれの構成要素を表示することもできます。詳しくは、後述の「顧客へグループ内の項目を表示する」をご覧ください。

一からグループを作成する

まだ何もアイテムが追加されていない見積書または請求書で、グループ化した形で品目を追加するには、項目欄のツールバーにある[グループを作成]をクリックします。

すると、以下のようなグループ構造の項目が追加されます。グループの名前や説明(顧客にも表示されるもの)を入力し、その下にグループの構成要素(顧客には表示されないもの)を追加していきます。

グループの構成要素を追加する場合は、グループ タイトルの左側、またはグループ内の項目の左側にある[+]アイコン(「項目を下に追加する」アイコン)をクリックします。

現在グループ化されていない項目をグループに追加するには、その項目の左端([+]アイコンの左側)にある6点ドット アイコンをクリックしながら、グループ内にドラッグ&ドロップします。同様に、グループの構成要素の項目を、6点ドット アイコンをクリックしながらグループの外へドラッグ&ドロップすると、グループから外すことができます。

既存の項目からグループを作成する

すでに見積書または請求書にグループ化したい項目がある場合は、グループ化したい項目のチェックボックスをオンにして選択してから、項目欄のツールバーにある[グループを作成]をクリックするか、マウスで右クリックして表示されたメニューから[グループ]ー[新しグループを作成]を選択し、グループ名を入力して Enter キーを押します。

すると、新しいグループの行が追加され、その下に選択した項目がグループの要素(たとえば 1.1.1、1.1.2、1.1.3 など)として表示されます。新しいグループの名前と説明(顧客にも表示されるもの)を入力し、カバー写真として適切な画像を選択します(画像を表示する設定にしている場合)。

グループに他の項目を追加する場合は、グループ タイトルの左側、またはグループ内の項目の左側にある[+]アイコン(「項目を下に追加する」アイコン)をクリックします。

現在グループ化されていない既存の項目をグループに追加するには、その項目の左端にある6点ドット アイコンをクリックしながら、グループ内にドラッグ&ドロップします。同様に、グループの構成要素の項目を、6点ドット アイコンをクリックしながらグループの外へドラッグ&ドロップすると、グループから外すことができます。

また、グループに追加したい項目をマウスで右クリックし、表示されたメニューから[グループ]をクリックして追加したいグループを選択することでも、既存の項目をグループに追加することができます。

グループ化した項目の数量と金額を調整する

グループを作成して、そのグループを構成する品目の数量や単価の情報を入力すると、グループとしての合計金額がグループのメインの行に表示されます。デフォルトでは、グループの数量は1となります。たとえば、シングルサイズのベッドを2台分用意するために、ベッドのフレームやマットレスを2つずつ記入した場合でも、グループ化すると、グループ化した項目の数は1となります。

正しいセット数とそのセット単価を反映させるには、グループのメインの行にマウスカーソルを合わせ、「数量」の列に表示された電卓アイコンをクリックします。すると、グループ数量の設定ダイアログボックスが表示されるので、「割合を再計算する」が選択された状態で、下のボックスに正しい数量を入力します。

そして[設定]ボタンをクリックすると、グループの合計金額を数量で割った金額が、セット1つあたりの単価として表示されます。

グループ数量の設定ダイアログボックスで「総費用を再計算する」を選択すると、グループの合計金額が単価となり、数量を入力すると、その数量を掛けた金額が合計金額として再計算されます。これは、グループ化された項目が1セット分であり、それと同等のものが複数セット必要な場合に役立ちます。

項目のグループ化を解除する

見積書または請求書にグループ化されている項目があって、そのグループ化を解除するには、グループ タイトルの左側にあるチェックボックスをクリックしてオンにして(すると、グループの構成要素のチェックボックスにも自動的にマークが付きます)、項目欄のツールバーにある[項目のグループ解除]をクリックします。

顧客へグループ内の項目を表示する

既定の設定では、グループ化された構成要素は顧客には表示されないようになっています。もしグループ内の構成要素も顧客へ見せたい場合は、構成要素のタイトルの左側にある目のアイコンをクリックします。

ただし、特定の構成要素のみを表示する、ということはできません。すべて表示しない、または、すべて表示する、のどちらかを選択できます。

見積書または請求書の上部にある[プレビュー]ボタンをクリックすると、グループ化された項目が顧客にどのように表示されるかを確認することができます。

グループ化された項目の発注書を作成する

グループ化された項目の発注書を作成するには、次の2つのオプションがあります。

すべての品目の発注書を一度に作成する

グループ タイトルの左側にあるチェックボックスをクリックしてオンにします(すると、グループの構成要素のチェックボックスにも自動的にマークが付きます)。その状態で、ページの上部にある[操作]をクリックし、[発注書の作成]メニューを選択します。すると、「発注書の作成」ウィンドウが開くので、それぞれの項目に対して取引先を設定します。それぞれの取引先に対して別々の発注書が作成されます。

一つずつ発注書を作成する

発注書を作成したい項目の行にマウスカーソルを合わせ、左端に表示された3点ドットのアイコンをクリックします。表示されたメニューから[新規作成]ー[発注書の作成]を選択すると、その項目に対する発注書の作成ウィンドウが表示されます。

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