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タスクを作成して管理する

タスクは案件の進捗を管理し、誰が何を担当しているかを正確に把握するのに役立ちます。チームメンバー、協力会社、顧客にタスクを割り当て、新規作成時、更新時、完了時にタスクの通知を送ることができます。関係者がタスクを完了すると、自分にも通知が届くので、案件のステータスを常に把握できます。

Houzz Pro のデスクトップとアプリの両方で、タスクセンター内のタスクだけでなく、個々の案件内のタスクにもアクセスできます。

タスクセンターとは

タスクセンターでは、ある特定の案件に限らず、すべて案件のタスクを見ることができます。つまり、全般的な作業な概要を確認するのに適しています。

タスクセンターにアクセスするには、Houzz Pro の左端にあるナビゲーションメニューから[検索]をクリックし、左側のメニューから「タスクセンター」を選択します。

タスクセンターを開くと、タスクの一覧が表示されます。必要に応じて、担当者、期日、ステータスなどで表示方法を絞り込むことができます。

また、検索ボックスにキーワードを入力してタスクを探すこともできます。

案件の中のタスク

それぞれの案件の下にも「タスク」があるので、特定の案件のタスクを管理するのも簡単です。

案件固有のタスクにアクセスするには、その特定の案件の概要ページを開き、左側のメニューから「タスク」を選択します。

案件のタスクページを開くと、タスクの一覧が、担当者、期日、ステータスの情報と共に表示されます。工程表に紐づいている場合は、その項目も表示されます。

また、必要に応じて、担当者、期日、ステータスなどで表示方法を絞り込んだり、検索ボックスにキーワードを入力してタスクを探すことができます。

新規にタスクを追加する

タスクセンターから行う場合:

タスクセンターで新しいタスクを追加するには、画面の右上にある[新しいタスクの追加]ボタンをクリックします。

すると、画面の右側にタスクの詳細が入力できるサイドパネルが現れます。タスクの名称を入力し、関連する案件を指定します。必要に応じて、期日、担当者、説明、添付ファイルを追加しましょう。

タスクはタスクセンターに表示されるのと同時に、指定された案件の下にも表示されます。

各プロジェクトから行う場合:

特定のプロジェクトで新しいタスクを追加するには、案件のタスクのページへ移動します。まだタスクを作成したことがない場合は、画面の右上にある[新しいタスクの追加]ボタン、または中央にある[タスクを追加する]ボタンをクリックします。

既に既存のタスクがある場合は、右上に[新しいタスクの追加]ボタン、タスク一覧の一番下に[タスクの追加]リンクが表示されるので、いずれかをクリックします。

すると、タスクのタイトルを入力するボックスが現れます。タスクの名称を入力し、チェックマークをクリックすると、タスクが作成されます。必要に応じてタスクを編集し、詳細情報を追加してください。

タスクは案件のタスクページと同時に、タスクセンターにも表示されます。

タスクを編集する

タスクを作成したら、そのタスクの行にマウスカーソルを合わせると表示される鉛筆アイコンをクリックすると、そのタスクの詳細を編集することができます。

鉛筆アイコンをクリックすると、ページの右側に編集画面が表示されます。タスクのタイトル、期日、内容を追加・変更したり、工程表とリンクさせたり、ファイルを添付することができます。

タスクが完了した場合は、上部にある[完了にする]をクリックすると、ステータスが「未完了」から「完了」に変更されます。

タスクを担当者へ割り当てる

タスクの編集画面では、案件の関係者(チームメンバー、協力会社、顧客)から担当者を割り当てることができます。割り当てる先として、「チームメンバー」と「顧客および協力会社」の2種類のタブがあります。一覧にない人に割り当てたい場合は、リストの下にある「招待」から必要な人を招待することもできます。

顧客にタスクを割り当てると、新たに顧客の設定をするためのボックスが現れ、顧客に対してそのタスクを非公開のままとするか、それとも共有するかを設定できます。「非公開」を選択すると、顧客にはそのタスクは知らされません。「共有中」に設定すると、顧客にはタスクの通知メールが送信され、顧客用ダッシュボードで見えるようになります。

タスクを作成したり、変更したり、「完了」にすると、案件の関係者には通知メールが送信されます(顧客は、通知する設定にした場合のみ)。また、チームメンバー、関係会社、顧客がタスクを変更したり「完了」にすると、自分に通知されます。

タスクの通知は、Houzz Pro の設定で受信する・しないの変更できます。詳細については、ヘルプ記事「Houzz Pro の通知を管理する」をご覧ください。

以下は、タスクが割り当てられたときに顧客へ送信される通知メールの例です。

タスクにコメントを追加する

タスクの編集画面では、関係者に対してコメントを追加することができます。コメントを追加するには、[コメント]タブを選択するか、上部にあるコメントアイコンをクリックします。そして、コメントを送る相手(顧客、またはチーム)を選択します。

下のコメント欄にメッセージを入力して[送信]ボタンをクリックすると、コメントが保存され、相手に通知されます。その相手も直接返信ができます。


注意:
顧客に対してコメントする場合、まず、タスクを顧客と共有して顧客用ダッシュボードで見える状態にしておく必要があります。チームメンバーや協力会社に対してコメントする場合は、あらかじめ案件に招待してタスクを割り当てる必要があります。

タスクを削除する

タスクを削除するには、タスクの一覧で削除したいタスクにマウスカーソルを合わせ、表示された3点ドット アイコンをクリックします。すると、「タスクの削除」コマンドがあります。また、タスクをステータスを変更したり(完了にする、または完了マークを元に戻す)、タスクの名前を変更することもできます。

モバイルアプリでタスクを使用する方法については、こちらの資料をご参照ください。

まだ解決しませんか?