コメント
中小規模ビジネスのオーナーにおくる、タイムマネジメントスキルを高める7つの方法
時間をより効率的に管理し、生産性を向上させるヒントをお届けします。
Houzz Japan
2017年8月25日
Houzz Japan 公式アカウント
「すべきことが多すぎて時間が足りない!」と感じてはいませんか? とくに中小規模のビジネスオーナーは、業務のほとんどを自分でこなさなければならないため、時間に追われがちです。中には、手を広げすぎているのでは、とか、仕事にしっかり取り組みきれていない、と感じている人もいるかもしれません。そこで、この記事では、タイムマネジメントスキルを身に着けて、生産性を高めるのに役立つ方法をご紹介します。
かかった時間を記録する
「なぜこんなに時間が足りないんだろう……」と感じているなら、1日をどう過ごしたのかを日誌につけて振り返ってみましょう。1日の行動をすべて記録し、それぞれの行動にかかった時間もメモしておくと、時間がかかる業務とそうでない業務とが把握できます。さらに、時間がかかった業務については、生産性の面から見直しをして、成果が効率的に出ていない業務に時間をかけ過ぎてはいないか、確認しましょう。
〈コーチング・スタジオ〉のエグゼクティブコーチであるレベッカ・アレキサンダーさんは次のようにアドバイスします。「週の始めに設定した課題と、週末までに達成した成果を比較することは有益です。設定した課題と成果に継続的に差が生じているなら、目標を高く設定しすぎていないか、不要な業務に時間を費やしていないか、あるいは自分の自信、能力、モチベーションが欠けているため、その業務に時間がかかり過ぎてしまっていないかを確認します。理由がどれであれ(往々にして理由は複数にわたりますが)、取り組み方の計画を立て、2週間にわたってその計画をためしてみて、うまくいったかどうかを評価します。
「なぜこんなに時間が足りないんだろう……」と感じているなら、1日をどう過ごしたのかを日誌につけて振り返ってみましょう。1日の行動をすべて記録し、それぞれの行動にかかった時間もメモしておくと、時間がかかる業務とそうでない業務とが把握できます。さらに、時間がかかった業務については、生産性の面から見直しをして、成果が効率的に出ていない業務に時間をかけ過ぎてはいないか、確認しましょう。
〈コーチング・スタジオ〉のエグゼクティブコーチであるレベッカ・アレキサンダーさんは次のようにアドバイスします。「週の始めに設定した課題と、週末までに達成した成果を比較することは有益です。設定した課題と成果に継続的に差が生じているなら、目標を高く設定しすぎていないか、不要な業務に時間を費やしていないか、あるいは自分の自信、能力、モチベーションが欠けているため、その業務に時間がかかり過ぎてしまっていないかを確認します。理由がどれであれ(往々にして理由は複数にわたりますが)、取り組み方の計画を立て、2週間にわたってその計画をためしてみて、うまくいったかどうかを評価します。
To-doリストを書き出す
毎日仕事を始める前に、その日のTo-doリストをつくることはとても重要です。その日の目標を明確にし、生産性を高めてくれるからです。リストを書くときには、優先順位の高いものから書いていきましょう。今日中に必ず終わらせなければならないことと、次の日に回せる仕事がはっきりとわかるからです。1日で終わらせる仕事についても、現実的に見積もりましょう。大きなプロジェクトでも小さな業務に分割して進めれば、仕事量にそれほど圧倒されずにすみます。1日で達成できない欲張りすぎのリストは、結局のところ、モチベーションを下げ、エネルギーを奪います。
「リストには、『重要』、『至急ではない』という項目を必ずつくります。たとえば、新しい仕入先や取引先を見つける、来年のマーケティング計画を練る、採用計画を立てるといった目標は、中長期的にはとても重要かもしれませんが、至急の仕事ではありません。それほど重要でなくても、至急のタスクから取りかかること。タイムマネジメントの専門家たちによれば、たいていの人が、『至急だけれど重要ではない』タスクに時間をかけすぎ、『重要だけれど至急ではない』タスク作業に10%以下の時間しか費やしていません」とアレキサンダーさんは話します。
毎日仕事を始める前に、その日のTo-doリストをつくることはとても重要です。その日の目標を明確にし、生産性を高めてくれるからです。リストを書くときには、優先順位の高いものから書いていきましょう。今日中に必ず終わらせなければならないことと、次の日に回せる仕事がはっきりとわかるからです。1日で終わらせる仕事についても、現実的に見積もりましょう。大きなプロジェクトでも小さな業務に分割して進めれば、仕事量にそれほど圧倒されずにすみます。1日で達成できない欲張りすぎのリストは、結局のところ、モチベーションを下げ、エネルギーを奪います。
「リストには、『重要』、『至急ではない』という項目を必ずつくります。たとえば、新しい仕入先や取引先を見つける、来年のマーケティング計画を練る、採用計画を立てるといった目標は、中長期的にはとても重要かもしれませんが、至急の仕事ではありません。それほど重要でなくても、至急のタスクから取りかかること。タイムマネジメントの専門家たちによれば、たいていの人が、『至急だけれど重要ではない』タスクに時間をかけすぎ、『重要だけれど至急ではない』タスク作業に10%以下の時間しか費やしていません」とアレキサンダーさんは話します。
マルチタスクはしない
複数の仕事を一度に進めようしたことはありませんか? プレゼンテーションやレポートを書いていたら、メールで問い合わせが届いたので、すぐに対応しているうちにかかりきりになってしまった、とか、あるいは、ウェビナー(オンラインセミナー)に参加しながら別の作業をしていた、という経験は誰にでもあるはずです。
「オフィスに着いたらすぐにメールを開くのをやめましょう」とアレキサンダーさん。「大事な仕事があるときには、オフィスに着いたらすぐに取り組みます。大事なのは、それが終わってからメールを開くこと。早い時間帯は重要な仕事を達成するゴールデンタイムです。メールや留守電は5分あればチェックできると考えがちですが、内容が何であれ引き込まれてしまい、気がつけば2時間経っていて、重要なタスクに手をつけることすらできない、ということも。メールを開くのを1時間遅くすれば、大量の仕事にとりかかれるでしょう。正直に言って、ほとんどのメールは1時間返事をしなくても問題ありません」。
最近の研究によれば、マルチタスクすると生産性が40%下がることが明らかになりました。複数の仕事を同時にしようとするかわりに、ひとつひとつの仕事に集中できるようにスケジュールを整理しておきましょう。
複数の仕事を一度に進めようしたことはありませんか? プレゼンテーションやレポートを書いていたら、メールで問い合わせが届いたので、すぐに対応しているうちにかかりきりになってしまった、とか、あるいは、ウェビナー(オンラインセミナー)に参加しながら別の作業をしていた、という経験は誰にでもあるはずです。
「オフィスに着いたらすぐにメールを開くのをやめましょう」とアレキサンダーさん。「大事な仕事があるときには、オフィスに着いたらすぐに取り組みます。大事なのは、それが終わってからメールを開くこと。早い時間帯は重要な仕事を達成するゴールデンタイムです。メールや留守電は5分あればチェックできると考えがちですが、内容が何であれ引き込まれてしまい、気がつけば2時間経っていて、重要なタスクに手をつけることすらできない、ということも。メールを開くのを1時間遅くすれば、大量の仕事にとりかかれるでしょう。正直に言って、ほとんどのメールは1時間返事をしなくても問題ありません」。
最近の研究によれば、マルチタスクすると生産性が40%下がることが明らかになりました。複数の仕事を同時にしようとするかわりに、ひとつひとつの仕事に集中できるようにスケジュールを整理しておきましょう。
ポモドーロテクニックを試す
ひとつひとつの仕事に集中するのが難しくて、と感じているなら、フランチェスコ・シリロが開発した、時間管理システムを試してみましょう。トマトの形のキッチンタイマーを使って時間管理をしながら仕事を片付けていくという「ポモドーロテクニック」と呼ばれる方法です(ポモドーロはイタリア語で「トマト」を意味します)。片付けたい仕事を選び、25分間仕事に集中するよう自分に言い聞かせ、タイマーをセットして仕事に取り組みます。タイマーが鳴ったら、5分セットして少し休憩します。紅茶を入れたり、少し歩いたり、エクササイズをしたりします。このセットが1ポモドーロで、4ポモドーロ繰り返したら長めの休憩をとります。この時間に脳がリラックスします。すると、新しい情報がしっかりと定着します。それから、新しいポモドーロを開始します。
ひとつひとつの仕事に集中するのが難しくて、と感じているなら、フランチェスコ・シリロが開発した、時間管理システムを試してみましょう。トマトの形のキッチンタイマーを使って時間管理をしながら仕事を片付けていくという「ポモドーロテクニック」と呼ばれる方法です(ポモドーロはイタリア語で「トマト」を意味します)。片付けたい仕事を選び、25分間仕事に集中するよう自分に言い聞かせ、タイマーをセットして仕事に取り組みます。タイマーが鳴ったら、5分セットして少し休憩します。紅茶を入れたり、少し歩いたり、エクササイズをしたりします。このセットが1ポモドーロで、4ポモドーロ繰り返したら長めの休憩をとります。この時間に脳がリラックスします。すると、新しい情報がしっかりと定着します。それから、新しいポモドーロを開始します。
業務を委託する
中小規模のビジネスの経営者は、さまざまな役割を抱え込むもの。「仕事を分担する人材を雇う資金はないのだから、それもしかたないこと」と考えがちです。しかし実際には、それが節約ではなく無駄を招いている可能性があります。得意でない仕事を見極め、その分野のプロに任せる方法がないか考えましょう。
「忙しいとき、何でもかんでも自分でこなそうとすると、時間を効果的に管理できなくなります」と、インテリアデザインのプロジェクトマネジメント会社〈フェイオイ〉のジェニファー・チョンさんは話します。「経理、マーケティング、製図、ソーシャルメディアや、簡単な総務の仕事といった、自分が楽しめない業務や得意でない業務は、自分よりうまく早くこなせるプロに委託する価値があります。こうした仕事を外部委託することで、時間ができて、自分がやりたい仕事に集中し、ビジネスを効率化できます。その分、得意な仕事をこなすことができれば、結果的に成功につながります」。
中小規模のビジネスの経営者は、さまざまな役割を抱え込むもの。「仕事を分担する人材を雇う資金はないのだから、それもしかたないこと」と考えがちです。しかし実際には、それが節約ではなく無駄を招いている可能性があります。得意でない仕事を見極め、その分野のプロに任せる方法がないか考えましょう。
「忙しいとき、何でもかんでも自分でこなそうとすると、時間を効果的に管理できなくなります」と、インテリアデザインのプロジェクトマネジメント会社〈フェイオイ〉のジェニファー・チョンさんは話します。「経理、マーケティング、製図、ソーシャルメディアや、簡単な総務の仕事といった、自分が楽しめない業務や得意でない業務は、自分よりうまく早くこなせるプロに委託する価値があります。こうした仕事を外部委託することで、時間ができて、自分がやりたい仕事に集中し、ビジネスを効率化できます。その分、得意な仕事をこなすことができれば、結果的に成功につながります」。
ピークタイムを把握する
最高の仕事ができる時間帯はいつですか? 業務に集中できる気力にあふれているのはおそらく朝でしょう。午後、あるいは夜のほうが調子が出る、という人もいるかもしれません。もっとも困難な仕事をやり遂げるには、ピークタイムにあわせてスケジュールを調整しましょう。
最高の仕事ができる時間帯はいつですか? 業務に集中できる気力にあふれているのはおそらく朝でしょう。午後、あるいは夜のほうが調子が出る、という人もいるかもしれません。もっとも困難な仕事をやり遂げるには、ピークタイムにあわせてスケジュールを調整しましょう。
予定を詰め込み過ぎない
1日の計画を立てるのは、タイムマネジメント改善の最もよい方法です。このとき、予期せぬ出来事に対応する時間もスケジュールにいれておくのを忘れないようにしましょう。予定外の業務は常に発生するものです。突発的な仕事にも、すでに予定に入れておいた仕事と同じくらい、効率的に対処する必要があります。予定を整理して、今回ご紹介したいくつかのテクニックを活用すれば、自由に使える時間も増えるはずです。
教えてHouzz
どの方法が参考になりましたか?
こちらもあわせて
新規顧客に効果的につながる7つの方法とは?
ソーシャルメディアマーケティング入門 前編
ソーシャルメディアマーケティング入門 後編
1日の計画を立てるのは、タイムマネジメント改善の最もよい方法です。このとき、予期せぬ出来事に対応する時間もスケジュールにいれておくのを忘れないようにしましょう。予定外の業務は常に発生するものです。突発的な仕事にも、すでに予定に入れておいた仕事と同じくらい、効率的に対処する必要があります。予定を整理して、今回ご紹介したいくつかのテクニックを活用すれば、自由に使える時間も増えるはずです。
教えてHouzz
どの方法が参考になりましたか?
こちらもあわせて
新規顧客に効果的につながる7つの方法とは?
ソーシャルメディアマーケティング入門 前編
ソーシャルメディアマーケティング入門 後編
おすすめの記事
事例写真撮影のコツ
プロの写真家に撮影を頼むべきケースとは?
プロだからこそ撮れる美しい写真には、人の心に訴える大きな力があります。写真を通して作品の魅力を伝えることは、次の施主との出会い、作品づくりにもつながります。
続きを読む
エコ・サステナブル
サーキュラーエコノミー研究家・建築家に聞く、日本でも実践できるサステナブルな住まいづくりのヒント
文/杉田真理子
サーキュラーエコノミーを意識した住まいづくりについて、オランダの動きを参考に、考えてみましょう。
続きを読む
Houzzの使い方
「Best of Houzz」とは? どうすれば受賞できるの?
Houzzユーザーの支持を集めた専門家に贈られる「Best of Houzz」。どんな専門家が受賞するのでしょうか。
続きを読む
Houzzからのお知らせ
注目を集めた15のデザイン賞受賞作品【Best of Houzz 2023】
今年もBest of Houzzデザイン賞が発表されました。ユーザーの注目を集めた15の事例写真をご紹介します。
続きを読む
照明
世界が注目するJapanブランドの照明。ミラノサローネ凱旋展で見た灯りの可能性
今年60周年記念だったミラノサローネ国際家具見本市。その晩餐会を飾ったのは、日本人アーティストによるコラボレーションでした。今秋、東京でもその夢の共演が実現しました。
続きを読む
カラー
2023年のトレンドカラーは深紅色!インテリアにどう取り入れる?
パントン社の2023年トレンド色は「Viva Magenta(ビバ・マゼンタ)」に決定。Houzzの専門家にインテリアに取り入れる方法を聞きました。
続きを読む