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もう溜めこまない! 郵便物を整理する賢い管理方法
気がつくとすぐに書類の山になる郵便物。溜め込まないために、ささっと仕分ける郵便物の整理整頓術と収納方法をご紹介します。
Patricia Lee
2017年6月5日
効率的な郵便物の仕分けセンターを作り、受け取る量を減らせば、郵便物が山積みになることもありません。郵便物の収納と整理方法を見直して片付いた部屋を維持しましょう。
Photo by Judith E. Bell
郵便物を賢く管理するシステムをつくっておかないと、すぐに書類の山ができてしまいます。明らかに不要なDMは捨てればOKですが、郵便物の多くは判断や返答の必要があり、つい処理を先延ばしにしてしまいます。でも嬉しいことに、最初にちょっと時間を割いて効率的なシステムを作ってしまえば、郵便物の管理はさほど厄介なことになりません。
ステップ1:郵便物仕分けコーナーを作る
郵便物の仕分けコーナーと収納を作り、家に入ったらすぐに郵便物を見る決まりにすること。この手順を踏むことで、紙の山ができたり、請求書をなくしたり、締め切りに遅れたりするのを防ぐことができます。
使いやすい郵便物仕分けコーナーを作るには、仕分け場所のそばに、収納フォルダー(10個未満)を入れられるちょっとした場所を用意する必要があります。私はダイニングテーブルで郵便物の仕分けをするので、仕分けた郵便物を収納できる、持ち運び可能なファイルボックスを使っています。自分には何が合いそうか考えましょう。すでに持っているファイリングキャビネットの一部を使う、スタッキングトレーを机の上に置くなどもよいでしょう。すぐ手の届く所にリサイクル用のごみ箱もあれば理想的です。
郵便物を賢く管理するシステムをつくっておかないと、すぐに書類の山ができてしまいます。明らかに不要なDMは捨てればOKですが、郵便物の多くは判断や返答の必要があり、つい処理を先延ばしにしてしまいます。でも嬉しいことに、最初にちょっと時間を割いて効率的なシステムを作ってしまえば、郵便物の管理はさほど厄介なことになりません。
ステップ1:郵便物仕分けコーナーを作る
郵便物の仕分けコーナーと収納を作り、家に入ったらすぐに郵便物を見る決まりにすること。この手順を踏むことで、紙の山ができたり、請求書をなくしたり、締め切りに遅れたりするのを防ぐことができます。
使いやすい郵便物仕分けコーナーを作るには、仕分け場所のそばに、収納フォルダー(10個未満)を入れられるちょっとした場所を用意する必要があります。私はダイニングテーブルで郵便物の仕分けをするので、仕分けた郵便物を収納できる、持ち運び可能なファイルボックスを使っています。自分には何が合いそうか考えましょう。すでに持っているファイリングキャビネットの一部を使う、スタッキングトレーを机の上に置くなどもよいでしょう。すぐ手の届く所にリサイクル用のごみ箱もあれば理想的です。
ファイルに入れるもの
ファイルボックスやトレイには、毎日の生活に関係のあるもの、つまりこれからの予定や締め切りに関わるものを入れましょう。銀行取引明細書や診療記録などは含まれません。目標は、定期的に郵便物仕分けファイルの中のものを出して整理し、長期間保存用のファイルに移し、あるいはリサイクルするかシュレッダーにかけることです。私のファイルボックスには、次のようなファイルホルダーがあります。
未払の請求書は、すべてこのフォルダーに入れます。私は請求書を受け取るとすぐに支払うようにしているので、このフォルダーは大体いつでも空です。でも私の友人には、1週間や2週間ごとにまとめて支払うのが好きな人もいます。請求書の保存場所を1つのファイルにしておけば、支払うときにはすべての請求書がこのフォルダーに入っているので、見つからなかったり期限を過ぎてしまったりする心配がありません。
2. 行動
当然のことながら、返事をしたり、よく読んだり、さらに調べたりする必要のある郵便物を受け取ることもあります。私は招待状、学校の用紙、未解決のものなどをこのフォルダーに入れています。イベントが終わったり、あるいは用件が済んだら、リサイクルに回します。
3. スキャン
スキャンは、紙類、特に参照はしても長期間取っておく必要はない書類を減らすのによい方法です。デジタルコピーにしてしまえば、原本は捨てられます。お勧めは、毎週30分を充てて書類をスキャンし、デジタル形式で保存する方法です。定期的にする方が、山積みになってから取り掛かるよりずっと楽です。もちろん、元の書類を処分するのは気が進まないこともあるでしょう。でも捨てても構わないものは、スキャンするまでの間、このフォルダーに入れておきましょう。
4. シュレッダー
私は請求書の支払いや取っておく必要のない個人情報の含まれた書類のスキャンが終わると、すぐにこの「シュレッダー」フォルダーに入れます。家庭用のシュレッダーは持っていないので、このフォルダーがいっぱいになると、地元のシュレッダーサービスに持っていくか、市の無料シュレッダーデーを利用します。個人用シュレッダーを持っているなら、家でできますね。
5. 税金
このフォルダーに入れるものは、正確には毎日の生活に関係しているとは言えませんが、寄付金の領収書や医療費の領収書、固定資産税の明細書など税金に関係する書類はしょっちゅう受け取るので、このカテゴリーは例外扱いにしています。私にとって、郵便物を開けて整理する場所にこのフォルダーがあるのは実用的です。年末に、納税申告書を作成するために必要な書類はすべてこのフォルダーに入っていることになります。ほかのフォルダーの中身をあれこれ確認する時間と、重要な税金関連の書類を忘れる心配もなくなります。
6. 領収書
保証期間が90日間の製品が91日目に壊れること、ありますよね。私もそんな目に遭いがちです。ですから、領収書を取っておくのは、a) その品物を返品しないと確信できるまでか、b) 保証期間が終わるまでにしています。
また、可能な場合は紙の領収書ではなく、必ず簡単に内容を検索できるeメールの領収書を選びます。でも、食料雑貨類や、すでに使い始めていて保証の対象にならないものの領収書やレシートは取っておきません。
ファイルボックスやトレイには、毎日の生活に関係のあるもの、つまりこれからの予定や締め切りに関わるものを入れましょう。銀行取引明細書や診療記録などは含まれません。目標は、定期的に郵便物仕分けファイルの中のものを出して整理し、長期間保存用のファイルに移し、あるいはリサイクルするかシュレッダーにかけることです。私のファイルボックスには、次のようなファイルホルダーがあります。
未払の請求書は、すべてこのフォルダーに入れます。私は請求書を受け取るとすぐに支払うようにしているので、このフォルダーは大体いつでも空です。でも私の友人には、1週間や2週間ごとにまとめて支払うのが好きな人もいます。請求書の保存場所を1つのファイルにしておけば、支払うときにはすべての請求書がこのフォルダーに入っているので、見つからなかったり期限を過ぎてしまったりする心配がありません。
2. 行動
当然のことながら、返事をしたり、よく読んだり、さらに調べたりする必要のある郵便物を受け取ることもあります。私は招待状、学校の用紙、未解決のものなどをこのフォルダーに入れています。イベントが終わったり、あるいは用件が済んだら、リサイクルに回します。
3. スキャン
スキャンは、紙類、特に参照はしても長期間取っておく必要はない書類を減らすのによい方法です。デジタルコピーにしてしまえば、原本は捨てられます。お勧めは、毎週30分を充てて書類をスキャンし、デジタル形式で保存する方法です。定期的にする方が、山積みになってから取り掛かるよりずっと楽です。もちろん、元の書類を処分するのは気が進まないこともあるでしょう。でも捨てても構わないものは、スキャンするまでの間、このフォルダーに入れておきましょう。
4. シュレッダー
私は請求書の支払いや取っておく必要のない個人情報の含まれた書類のスキャンが終わると、すぐにこの「シュレッダー」フォルダーに入れます。家庭用のシュレッダーは持っていないので、このフォルダーがいっぱいになると、地元のシュレッダーサービスに持っていくか、市の無料シュレッダーデーを利用します。個人用シュレッダーを持っているなら、家でできますね。
5. 税金
このフォルダーに入れるものは、正確には毎日の生活に関係しているとは言えませんが、寄付金の領収書や医療費の領収書、固定資産税の明細書など税金に関係する書類はしょっちゅう受け取るので、このカテゴリーは例外扱いにしています。私にとって、郵便物を開けて整理する場所にこのフォルダーがあるのは実用的です。年末に、納税申告書を作成するために必要な書類はすべてこのフォルダーに入っていることになります。ほかのフォルダーの中身をあれこれ確認する時間と、重要な税金関連の書類を忘れる心配もなくなります。
6. 領収書
保証期間が90日間の製品が91日目に壊れること、ありますよね。私もそんな目に遭いがちです。ですから、領収書を取っておくのは、a) その品物を返品しないと確信できるまでか、b) 保証期間が終わるまでにしています。
また、可能な場合は紙の領収書ではなく、必ず簡単に内容を検索できるeメールの領収書を選びます。でも、食料雑貨類や、すでに使い始めていて保証の対象にならないものの領収書やレシートは取っておきません。
ステップ2:受け取る郵便物の量を減らす
昔ながらのファイリングキャビネットは貴重なスペースを占領してしまうし、キャビネットを置くより座り心地のよい椅子や美しい植物を置きたいと考える方もいるでしょう。完璧にペーパーレスにするのは無理かもしれませんが(結局、出生証明書や、家や車の所有権利書のような大切な書類は物理的なモノとして必要ですから)、受け取る郵便物を最小限にするのは気分のよいものです。それには次のような方法があります。
オンライン請求を申し込む
たいていの請求書は、紙を郵送する代わりにeメールで送ってもらい、オンラインで支払うことができます。私は郵便受けをチェックするよりeメールをチェックする回数の方がずっと多いので、この方が請求書を見落とす可能性が少なくなります。支払をオンライン登録すれば、明細書をどこにファイルしたか考えずに済むようになります。実際、明細書をファイルする必要すらないのです。どこを探せばよいか正確に分かり、いつでも見ることができます。書類を家中に広げなくてすみます。
オンライン決済を申し込む
インターネットバンキングでは、その銀行のウェブサイトから請求書の支払ができます。自宅にいながら請求書の支払ができるので、小切手を書き、封筒と切手を買い、郵便局まで行く必要がありません。そのうえ、多くの業者の電子明細書を、銀行のウェブサイトから直接申し込むこともできます。銀行のウェブサイトにログインすれば、多くの明細書を1ヵ所で確認することができます。
パスワードを安全に管理する
スプレッドシート(エクセル)にアカウント情報を記入し、外付けのハードディスクドライブに保存し、それを金庫のような安全な場所に保管することをお勧めします。セキュリティ上の理由から、スプレッドシートをコンピューターのハードディスクドライブに保存したり、アカウントのパスワードをeメールに書くのはやめましょう。スプレッドシートを紙に印刷しておく場合も、必ず安全な場所に保管しましょう。アカウント情報が書かれたデジタルまたは紙のスプレッドシートがあれば、明細書や請求書をシュレッダーにかけた後も、キーボードを数回クリックするか電話を1本かけるだけで書類を見られるので安心です。
スキャナーを買う
ほとんどの請求書はペーパーレスにできますが、それでも子どもの学校の情報や、署名された書類、ペットの記録など、大切なものを紙で受け取ることはきっとあるでしょう。これらをスキャンすれば、元の書類は捨ててしまえます。ただし、後で簡単に探し出せるようにデジタルファイルにするようくれぐれも気をつけましょう。
教えてHouzz
郵便物の管理法を教えてください。
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