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仕事がはかどるホームオフィスのつくり方と書類整理術
ものが増えやすいホームオフィス。公私の切り替えがしやすく仕事がはかどる快適な空間にするためには、家具選びと書類の区別・保管をつど見直し整理することが重要です。
栗原晶子|Akiko Kurihara
2019年1月9日
フリーの編集&ライターとしてインテリア誌やハウジング誌を中心に取材・執筆活動する傍ら、NPO法人ハウスキーピング協会認定の整理収納アドバイザーとして、コラムの連載やセミナーの企画に携わる。暮らしがラクに楽しくなる、整理収納アイデアを研究・発信中です。
また、エンタメ好きとして演劇や映画に関するライティングも手がけています。
フリーの編集&ライターとしてインテリア誌やハウジング誌を中心に取材・執筆活動する傍ら、NPO法人ハウスキーピング協会認定の整理収納アドバイザーとして、コラムの連載やセミナーの企画に携わる。暮らしがラクに楽しくなる、整理収納アイデアを研究・発信中です。... もっと見る
自宅をホームオフィスとして使用する場合、通勤に時間がかからない、働く時間を自由にコントロールできるなどの時間的メリットや、他所にオフィスを構える場合に比べて費用が安く抑えられるなど金銭的メリットがあげられます。一方で、公私の区別がつけにくい、ものが増えやすいといった悩みもよく聞きます。そこで、仕事がはかどる快適なホームオフィスのつくり方を、書類整理を中心に提案します。
スペースを決める
家の中のどこでもワークスペースにできますが、やはり仕事の精度や使い勝手の良さを考え、専用のスペースを作るといいでしょう。一部屋設けられるなら、あえてリビングやダイニングと部屋の雰囲気を変えるのがおすすめ。壁の色や家具などで工夫して、ホームオフィスとして独立したスペースを作りましょう。そうすればたとえ家の中であっても仕事場に行くという意識を持てるので、仕事のスイッチが入ります。
家の中のどこでもワークスペースにできますが、やはり仕事の精度や使い勝手の良さを考え、専用のスペースを作るといいでしょう。一部屋設けられるなら、あえてリビングやダイニングと部屋の雰囲気を変えるのがおすすめ。壁の色や家具などで工夫して、ホームオフィスとして独立したスペースを作りましょう。そうすればたとえ家の中であっても仕事場に行くという意識を持てるので、仕事のスイッチが入ります。
リビングの一角を使う場合は、仕事専用のデスク&チェアを設けましょう。省スペースを求める人は、折り畳み式家具を使用するのもひとつの方法です。また、造作カウンターを設置し、家族で共有するPC&勉強コーナーを作るスタイルも人気です。椅子はダイニングチェアと兼用する例もありますが、デスクと高さが合わないと姿勢が悪くなったり、仕事の効率が悪くなったりすることも考えられます。机に向かう時間が長い人は、その点を考慮しましょう。
オフィススペースをこれからつくるならプリンタやシュレッダーの収納場所も決めておきましょう。コンセントが必要な位置や数も考えておきます。事業主なら、事業系ごみの取り扱いルールに即して、家庭ごみと分けて処理する必要がありますので、専用のごみ箱を用意しましょう。
オフィススペースをこれからつくるならプリンタやシュレッダーの収納場所も決めておきましょう。コンセントが必要な位置や数も考えておきます。事業主なら、事業系ごみの取り扱いルールに即して、家庭ごみと分けて処理する必要がありますので、専用のごみ箱を用意しましょう。
ものを共有しない
スペースを作ったときに注意したいのは、仕事で使うものと生活用品を混同しないことです。リビングのソファでくつろぎタイムに読んでいた雑誌を、ホームオフィススペースには持ち込まない、仕事の資料と子どものおもちゃを一緒に積み重ねないなど、単純ですがきちんと区別しましょう。そのためには同じものを複数持つのもOKとします。
スペースを作ったときに注意したいのは、仕事で使うものと生活用品を混同しないことです。リビングのソファでくつろぎタイムに読んでいた雑誌を、ホームオフィススペースには持ち込まない、仕事の資料と子どものおもちゃを一緒に積み重ねないなど、単純ですがきちんと区別しましょう。そのためには同じものを複数持つのもOKとします。
例えば、「ホチキスは一家に一つあればいい」と普通なら考えるかもしれませんが、リビングに置いて家族みんなで使うものと、仕事用の2つが存在していいのです。同じ場所にはしまわず、それぞれ使う時に出し入れが便利な場所に置きましょう。もの自体に家族用、仕事用とラベルをつけるのもいいですね。同様に、仕事の時に飲むコーヒーマグと、それ以外の時に使うカップは別にするというのもいいでしょう。日によって仕事をする場所を変える人は、仕事用グッズをケースやバッグに収納し、それごと移動するというのも散らからないコツです。
紙ものは溜めこまないですぐに処理する
次に、仕事上で増えて困る書類の整理について考えていきます。ペーパーレス化が進んできたとはいえ、紙ものは絶えず外から入ってきます。ホームオフィスなら、仕事以外の紙ものも増えやすいので、特に溜めこまないよう心がけましょう。
次に、仕事上で増えて困る書類の整理について考えていきます。ペーパーレス化が進んできたとはいえ、紙ものは絶えず外から入ってきます。ホームオフィスなら、仕事以外の紙ものも増えやすいので、特に溜めこまないよう心がけましょう。
・郵便物はルールを決めて分類する
家のポストに届くものの中には、ハガキ・手紙、DM、チラシ、電気・ガス・水道等の明細など種類もいろいろです。これらを分類するときは、念のためにとっておくという意識を捨てるのがコツです。ハガキや手紙は宛名別に分類します。自分宛てに届いた郵便物はその場で開封し、すぐに中身を確認するのも当たり前のようですが、散らかりや紙の溜め込みを防ぐコツです。開封後の封筒をすぐ処分できるよう、シュレッダーや個人情報保護スタンプなども郵便物の仕分けをする場所の近くに置いておきましょう。仕事のごみを家庭ごみと区別してまとめておくごみ箱を設置しておくとよいでしょう。
家のポストに届くものの中には、ハガキ・手紙、DM、チラシ、電気・ガス・水道等の明細など種類もいろいろです。これらを分類するときは、念のためにとっておくという意識を捨てるのがコツです。ハガキや手紙は宛名別に分類します。自分宛てに届いた郵便物はその場で開封し、すぐに中身を確認するのも当たり前のようですが、散らかりや紙の溜め込みを防ぐコツです。開封後の封筒をすぐ処分できるよう、シュレッダーや個人情報保護スタンプなども郵便物の仕分けをする場所の近くに置いておきましょう。仕事のごみを家庭ごみと区別してまとめておくごみ箱を設置しておくとよいでしょう。
チラシは必要な情報か否かをその場で判断し、明らかに必要ないものはその場で処分します。一番多いA4サイズの紙はファイルボックスに入れて、いっぱいになったらまとめます。事業系ごみの回収と家庭ごみの回収はタイミングが異なることもあります。それを踏まえて処分のサイクルやスタイルを決めてください。デリバリーのメニューも投函される機会が多いですが、届いた時に古いバージョンと入れ替えるのをルールにするといいでしょう。そもそもインターネットで注文するなら、紙もののチラシ自体をとっておく必要はないので処分します。
・あらかじめ入れる場所を空けておく
明細類は、家計簿をつける、経費処理をするときに必要です。特にサイクルが決まっているものはあらかじめ場所を決めておいて届いたら無条件にその場所に入れて保管します。毎月届くものなら、1月、2月と場所を空けておいて、簡単に入れるだけにしておきます。蛇腹式のドキュメントファイルが便利です。注意したいのは、自分に合わない面倒なファイリング方法にすると、結局「後でまとめて処理するからいいや」と放置してしまう危険がありますので、出し入れしづらい形状のものは避けましょう。また、大は小を兼ねると考えて収納量が大きいタイプを選びがちですが、一年分が収納できるタイプに絞り込むのが、溜め込まず管理しやすくするポイントです。
明細類は、家計簿をつける、経費処理をするときに必要です。特にサイクルが決まっているものはあらかじめ場所を決めておいて届いたら無条件にその場所に入れて保管します。毎月届くものなら、1月、2月と場所を空けておいて、簡単に入れるだけにしておきます。蛇腹式のドキュメントファイルが便利です。注意したいのは、自分に合わない面倒なファイリング方法にすると、結局「後でまとめて処理するからいいや」と放置してしまう危険がありますので、出し入れしづらい形状のものは避けましょう。また、大は小を兼ねると考えて収納量が大きいタイプを選びがちですが、一年分が収納できるタイプに絞り込むのが、溜め込まず管理しやすくするポイントです。
書類をファイリングするときは封筒から必ず出して保管すればファイルがいびつになりません。封筒には保管する必要のない告知チラシが同封されていることも多いので必要なものだけ保管するようにしましょう。
・保管期限、返信期限を明確にする
紙ものの資料の中には、一定期間の保管が必要なもの、返信が必要なものなど、すぐに処理できないものもあります。その場では覚えていられると思っても、次々とものが増える状況で生活をしていると、紛れたり忘れたりしてしまうもの。だから保管しておく必要があるならその年月日を一目でわかるように明記しておきましょう。そして、期限の近い順に並べていきます。ギリギリの期限を記すのではなく、その処理のために行動すべき年月日を書くようにします。
紙ものの資料の中には、一定期間の保管が必要なもの、返信が必要なものなど、すぐに処理できないものもあります。その場では覚えていられると思っても、次々とものが増える状況で生活をしていると、紛れたり忘れたりしてしまうもの。だから保管しておく必要があるならその年月日を一目でわかるように明記しておきましょう。そして、期限の近い順に並べていきます。ギリギリの期限を記すのではなく、その処理のために行動すべき年月日を書くようにします。
・資料は現在、過去、未来で整理する
仕事の資料は種類もさまざまですが、例えばカタログや参考資料の部類は、今使っていないからと言って不要とは言い切れないケースが多々あります。そんなときは、現在、過去、未来で分けて整理します。
当然、ホームオフィス内の好位置にキープしたいのが、現在必要な資料です。プロジェクトごとにまとめるなどして、いつでも出し入れできる場所に置きましょう。デスクのそばの棚やキャビネットに収めます。
仕事の資料は種類もさまざまですが、例えばカタログや参考資料の部類は、今使っていないからと言って不要とは言い切れないケースが多々あります。そんなときは、現在、過去、未来で分けて整理します。
当然、ホームオフィス内の好位置にキープしたいのが、現在必要な資料です。プロジェクトごとにまとめるなどして、いつでも出し入れできる場所に置きましょう。デスクのそばの棚やキャビネットに収めます。
過去に使用した資料は、検索性を高めて時系列に保管するのがいいでしょう。アーカイブとして残したいならデジタル化も考慮してください。例えばプロジェクト資料などは、デジタル保存している企画書と紙ものの資料があり、保管場所がバラバラになりがちです。その場合は紙ものの資料をスキャンしてすべてデータ化すると資料を重複して保管する必要がなくなり、アーカイブとしてデータが機能します。
今後使うかもしれない資料に関しては、ジャンルごとに分けて保管するのがおすすめです。同じジャンルで最新版の資料が手に入ったら、そのつど入れ替えを検討します。よく、スペースがなくなったら増設したり、別の場所、レンタルスペースなどを借りたりすればいいと考えがちですが、その場合、検索性、利便性とコストパフォーマンスのバランスを考える必要が出てきますので、管理のハードルは上がります。
まとめ片付けより、つど片付け
業種や働き方、立場によってホームオフィスに求める機能はさまざまですが、今使うものを出し入れしやすい状態にしておくのは、キッチンやクローゼットの収納と同じ考え方です。普段探し物が多いという方は、週末にまとめて片付けるような方法より、使った時につど片付けをする仕組みを心がけてください。ものを積み重ねがちな人も、ホームオフィス収納の見直し必要サインです。そんなときは振り出しに戻って、そこにあるべきものとそうでないものが混在していないかという点をチェックします。然るべき場所に戻して一旦リセットしてから仕事にとりかかりましょう。
ストレスなく必要なものを出し入れできる環境が、快適で効率よく仕事ができるホームオフィスをつくります。
片付け・収納アドバイザーを探す
業種や働き方、立場によってホームオフィスに求める機能はさまざまですが、今使うものを出し入れしやすい状態にしておくのは、キッチンやクローゼットの収納と同じ考え方です。普段探し物が多いという方は、週末にまとめて片付けるような方法より、使った時につど片付けをする仕組みを心がけてください。ものを積み重ねがちな人も、ホームオフィス収納の見直し必要サインです。そんなときは振り出しに戻って、そこにあるべきものとそうでないものが混在していないかという点をチェックします。然るべき場所に戻して一旦リセットしてから仕事にとりかかりましょう。
ストレスなく必要なものを出し入れできる環境が、快適で効率よく仕事ができるホームオフィスをつくります。
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